Ev ofis mi, sanal ofis mi, kiralık ofis mi?
Bu kararın pahalı tarafı kira değil, kiranın getirdikleri: stopaj yükümlülüğü, sicil ve yoklama şartları, çalışan alabilme. Sekiz ölçütte üç seçenek.
Burada tutar yok, sebep var
Ev ofis
İkametgâhın aynı zamanda iş yeri adresi.
Sanal ofis
Yalnızca adres ve posta hizmeti; fiilen oturulmuyor.
Kiralık ofis
Kendi adına kiralanan bağımsız iş yeri.
Kirayı gider yazabilir miyim?
Gider yazmak vergi matrahını düşürür; ama her kira aynı koşulla gider yazılmaz ve bazı hallerde yazdığın anda yeni bir yükümlülük doğar.
Ev ofis — Dikkat: Evin iş için kullanılan kısmına isabet eden kira gider yazılabilir. Ancak kiralık bir evde oturuyorsan ve kirayı gider yazıyorsan, ödemeden stopaj kesip muhtasar beyanname vermen gerekir.
Sanal ofis — Uygun: Sanal ofis bedeli faturalı bir hizmettir; gider yazılır ve KDV'si indirilir. Stopaj doğmaz, çünkü ödeme kira değil hizmet bedelidir.
Kiralık ofis — Dikkat: Kiranın tamamı gider yazılır. Kiraya veren gerçek kişiyse ödemeden stopaj kesilir ve beyan edilir; şirketse fatura alınır, stopaj doğmaz.
Dayanak: GVK md. 94/5, md. 40
Kira stopajı yükü
Stopaj, kiracının sorumluluğudur. Kesilmediği fark edildiğinde vergi asıl olarak kiracıdan istenir; ceza ve gecikme faizi de ona yazılır.
Ev ofis — Zor: Oturduğun evi iş yeri olarak gösterip kirayı gider yazdığın anda stopaj yükümlülüğü başlar. Ev sahibi çoğu zaman bunu kabul etmez; kira sözleşmesi yenilenirken sorun çıkar.
Sanal ofis — Uygun: Stopaj yok; hizmet faturası alınır.
Kiralık ofis — Dikkat: Kiraya veren gerçek kişiyse stopaj kesilir. Brüt–net karışıklığı burada sık yaşanır: "elime şu kadar geçsin" diyen ev sahibiyle anlaşıldığında stopaj kiracının üzerine kalır ve maliyet beklenenden yüksek çıkar.
Adres sicile tescil edilir mi?
Şirket kuruluşunda adres, ticaret siciline ve vergi dairesine bildirilir. Kabul edilmeyen bir adres kuruluşu durdurur.
Ev ofis — Dikkat: Şahıs işletmesinde yaygın olarak kabul edilir. Limited ve anonim şirkette ise sicil müdürlüğünün ve belediyenin uygulamasına göre değişir; apartman yönetim planı iş yeri kullanımını yasaklıyor olabilir.
Sanal ofis — Dikkat: Sicil müdürlükleri sanal ofisi kabul eder, ancak vergi dairesi yoklamasında fiilen ulaşılabilir olmak gerekir. Aynı adreste çok sayıda mükellef bulunması yoklamayı sıkılaştırabiliyor.
Kiralık ofis — Uygun: Bağımsız bölüm olduğu için tescilde ve yoklamada sorun çıkmaz.
Vergi dairesi yoklaması
Mükellefiyet açılışında ve sonrasında yoklama yapılır. Adreste bulunamamak, mükellefiyetin re'sen terkine kadar gidebilir.
Ev ofis — Uygun: Evde bulunmak kolaydır; iş için ayrılmış bir oda gösterilebiliyorsa yeterlidir.
Sanal ofis — Dikkat: Sağlayıcının yoklama memurunu karşılaması ve sözleşmeyi göstermesi gerekir. Bu hizmeti vermeyen ucuz paketlerde sorun yaşanıyor.
Kiralık ofis — Uygun: Fiili iş yeri olduğu için yoklama sorunsuz geçer.
Elektrik, su, internet gibi giderler
Bu kalemler düzenli ve göz ardı edilen bir maliyet; gider yazılabilirliği seçeneğe göre değişiyor.
Ev ofis — Dikkat: Faturalar işletme adına değilse ve kullanım ayrıştırılamıyorsa tamamı gider yazılamaz. İşe isabet eden kısım için makul bir ayrım yapılması beklenir.
Sanal ofis — Uygun: Paket bedeline dâhildir; ayrı abonelik ve fatura takibi gerekmez.
Kiralık ofis — Dikkat: Abonelikler işletme adına alınırsa tamamı gider yazılır; aidat ve ortak gider ayrıca çıkar ve kira pazarlığında çoğu zaman konuşulmaz.
Çalışan istihdamı
İş yeri, iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin de adresidir. Çalışan alındığında seçenek bağlayıcı hâle gelir.
Ev ofis — Zor: Evde çalışan istihdamı hem iş güvenliği hem de denetim açısından sorunludur; uzaktan çalışma sözleşmesi olmadan önerilmez.
Sanal ofis — Zor: Fiili çalışma alanı olmadığı için çalışanın orada çalıştırılması mümkün değil.
Kiralık ofis — Uygun: Çalışan için uygun tek seçenek budur.
Başlangıç maliyeti ve bağlanma
Kuruluşta nakit en kıt kaynak. Geri alınamayan ödemeler ve uzun süreli taahhütler, iş yürümezse zararı büyütür.
Ev ofis — Uygun: Ek bir başlangıç maliyeti ve taahhüt yok.
Sanal ofis — Uygun: Genellikle yıllık peşin ödeme istenir; depozito ve demirbaş yükü yoktur.
Kiralık ofis — Zor: Depozito, komisyon, demirbaş ve tadilat birikir; kira sözleşmesi çoğu zaman bir yıldan kısa feshedilemez.
Müşteri ve kurumsal algı
Bazı müşteriler ve ihaleler adres ister; bazı sektörlerde ev adresi güven sorunu yaratır.
Ev ofis — Dikkat: Adres faturada ve sicilde görünür; ev adresini paylaşmak mahremiyet sorunu olabilir.
Sanal ofis — Uygun: Merkezî bir adres sunar; toplantı odası ihtiyaç oldukça saatlik kiralanabilir.
Kiralık ofis — Uygun: Müşteri kabul etmeye en uygun seçenek.
En sık atlanan nokta: ev ofiste kira stopajı