Açılış bilançosu ve açılış kaydı

Defter boş bir sayfadan başlamaz. Yeni hesap dönemine girilirken işletmenin elinde varlıklar, üstünde borçlar ve ortaklarına ait bir öz kaynak bulunur. Açılış bilançosu bu durumun fotoğrafıdır ve dönemin ilk yevmiye maddesi doğrudan ondan üretilir.

Bilanço nereden gelir

Açılış bilançosunun kaynağı iki durumda farklıdır.

İşletme yeni kuruluyorsa bilanço kuruluş işlemlerinden gelir: ortakların koyduğu sermaye ve bu sermayeyle edinilen ilk varlıklar. Nakit konulmuşsa kasa veya banka, ayni sermaye konulmuşsa ilgili varlık hesabı görünür.

İşletme faaliyetine devam ediyorsa açılış bilançosu, önceki dönemin kapanış bilançosunun aynısıdır. Burada bir kopyalama değil, bir süreklilik var: işletmenin sürekliliği kavramı, işletmenin faaliyetini belirsiz bir süre sürdüreceğini varsayar ve bu varsayım bilançonun dönemler arasında devretmesini gerektirir.

Bu yüzden kapanış bilançosu ile açılış bilançosu arasında hiçbir fark bulunmaz. İki tablo arasına bir işlem giremez, çünkü aralarında zaman geçmez: biri 31 Aralık gecesi, diğeri 1 Ocak sabahıdır.

Açılış kaydı

Bilanço bir tablodur, defter ise kayıt ister. Açılış kaydı bu tabloyu tek bir yevmiye maddesine çevirir ve kuralı şudur: aktifteki bütün hesaplar borçlandırılır, pasifteki bütün hesaplar alacaklandırılır.

Bir örnek üzerinden bakmak kolaylaştırır. Dönem başındaki bilanço şöyle olsun: kasa 20.000, bankalar 80.000, ticari mallar 60.000, demirbaşlar 40.000; satıcılara borç 50.000, banka kredisi 30.000, sermaye 120.000.

Borçlu

• 100 Kasa: 20.000
• 102 Bankalar: 80.000
• 153 Ticari Mallar: 60.000
• 255 Demirbaşlar: 40.000

Alacaklı

• 320 Satıcılar: 50.000
• 300 Banka Kredileri: 30.000
• 500 Sermaye: 120.000

Borç toplamı 200.000, alacak toplamı 200.000. Eşitlik baştan kurulmuş durumda ve bu tesadüf değil: bilançonun iki tarafı zaten eşit olduğu için açılış kaydı da dengeli çıkıyor.

Kayıt yapıldıktan sonra her hesap, defterikebirde kendi açılış kalanıyla hazır bekler. Dönem içindeki ilk işlem bu kalanların üstüne yazılır.

Düzenleyici hesaplar nereye yazılır

Açılış kaydında bir ayrıntı dikkat ister. Bilançoda eksi işaretiyle gösterilen düzenleyici hesaplar, bulundukları tarafın tersine yazılır.

257 Birikmiş Amortismanlar aktif tarafta durur ama alacak kalanı verir; açılış kaydında alacaklandırılır. Aynı şekilde 129 Şüpheli Ticari Alacaklar Karşılığı ve 122 Alacak Senetleri Reeskontu da alacaklı tarafa geçer. 580 Geçmiş Yıllar Zararları ise pasif tarafta durmasına rağmen borç kalanı verdiği için borçlandırılır.

Bu hesapların yönü karıştırıldığında kaydın toplamları tutmaz ve hata hemen görünür. Toplamların tutması ise yönlerin doğru olduğunun kanıtı sayılmaz; iki düzenleyici hesabın birbirini dengelemesi mümkündür.

Kuruluşta sermayenin iki aşaması

Yeni kurulan sermaye şirketinde sermaye bir anda kasaya girmez. Taahhüt ile ödeme ayrı iki olaydır ve defter ikisini ayrı izler.

Ortaklar sermayeyi taahhüt ettiğinde bir alacak doğar: ortaklardan tahsil edilecek tutar. Ödeme yapıldıkça bu alacak kapanır ve nakit ya da ilgili varlık hesabına geçer. Bilançoda ödenmemiş kısım, sermayeden indirim olarak ayrı bir satırda görünür.

Bu ayrım bir biçim ayrıntısı değil. Sermayesi taahhüt edilmiş ama ödenmemiş bir işletmenin öz kaynağı, kâğıt üstünde göründüğü kadar güçlü değildir ve bilançoyu okuyan kişinin bunu görmesi gerekir.

Açılış kaydı atlanırsa

Uygulamada muhasebe programları açılış kaydını devir işlemiyle kendiliğinden üretir. Yine de ne yaptığını bilmek gerekir, çünkü devrin eksik yapıldığı durumlar oluyor: bir yardımcı hesabın devredilmemesi, bir düzenleyici hesabın atlanması, kapanış ile açılış arasında yapılmış elle düzeltmeler.

Bunların hepsi dönem başında fark edilebilir. Dönem başı mizanının, geçen dönemin kesin mizanıyla birebir tutması beklenir. Tutmuyorsa aranacak yer devir işlemidir ve sorun ne kadar erken bulunursa dönem içindeki bütün kayıtları o kadar az etkiler.

Sonuç hesapları devretmez

Açılış kaydında yer alan hesaplar yalnızca bilanço hesaplarıdır. Gelir ve gider hesapları açılış kaydında bulunmaz, çünkü geçici hesaplardır: her dönem sıfırdan başlar ve dönem sonunda kapanır.

Bu ayrımın sonucu şu: yeni dönemin ilk gününde 600 Yurt İçi Satışlar hesabının kalanı sıfırdır, geçen yıl ne kadar satılmış olursa olsun. Buna karşılık 120 Alıcılar hesabı geçen yılın kalanıyla açılır, çünkü o alacak hâlâ duruyor.

Geçen dönemin sonucu ise kaybolmuyor, yer değiştiriyor. Dönem net kârı kapanışta öz kaynağa taşınmıştı; açılış bilançosunda 590 Dönem Net Kârı ya da dağıtım kararına göre geçmiş yıllar kârları hesabında görünür.

Açılış tarihinin önemi

Hesap dönemi normalde takvim yılıdır, ama her zaman değil. Özel hesap dönemi kullanan işletmelerde dönem başka bir tarihte başlar ve açılış bilançosu o tarihe ait olur.

İşletme yıl ortasında kurulmuşsa ilk hesap dönemi kısalır: kuruluş tarihinden takvim yılının sonuna kadar. Bu kısa dönem de tam bir dönem gibi kapanır, bilanço ve gelir tablosu düzenlenir, beyan verilir.

Açılış tarihinin yanlış alınması dönem ayrımını baştan bozuyor. Kuruluştan önceki harcamaların hangi döneme yazılacağı da buna bağlı: kuruluş giderleri kuruluş tarihinden sonra kayda girer ve belirli şartlarla aktifleştirilerek itfa edilir.