Avans: borç mu, gelir mi

Avans, bir işin karşılığının iş yapılmadan önce ödenmesidir. Para el değiştirmiştir ama edim henüz yerine getirilmemiştir ve muhasebe bu ikisini ayırmak zorundadır.

Alınan avans bir yükümlülük

Müşteriden sipariş karşılığı para alındığında işletmenin eline nakit geçer, ama kazanç doğmaz. İşletme karşılığında bir şey vermeyi taahhüt etmiş durumda: ya malı teslim edecek ya da parayı geri verecek.

Borçlu

• 102 Bankalar: 50.000

Alacaklı

• 340 Alınan Sipariş Avansları: 50.000

Avansı gelir yazmak en sık yapılan hatalardan biri ve iki sonucu var: dönem kârı olduğundan yüksek çıkıyor, bilançodaki yükümlülük hiç görünmüyor. Bu hata özellikle yıl sonunda alınan avanslarda görülüyor ve ertesi yılın kârını da bozuyor, çünkü teslim yapıldığında gelir ikinci kez yazılmıyor.

Teslim yapıldığında satış kaydedilir ve avans hesabı kapatılarak alacaktan mahsup edilir. Gelir, teslim tarihinde doğuyor; avansın alındığı tarihte değil.

Verilen avans bir alacak

Aynı mantık ters yönde. Satıcıya sipariş karşılığı ödeme yapıldığında bir gider doğmaz; işletmenin satıcıdan bir alacağı doğar.

Verilen avans, ileride ne alınacağına göre sınıflanıyor. Stok için verilen avans 159 Verilen Sipariş Avansları hesabında, duran varlık için verilen avans 259 Verilen Avanslar hesabında izleniyor. Ayrımın sebebi dönen ile duran varlık sınıflaması: avansın kendisi, karşılığında alınacak varlığın sınıfını izliyor.

Mal teslim alındığında avans kapanır ve tutar ilgili varlık hesabına geçer. Avansı doğrudan gider yazmak, henüz alınmamış bir malın bedelini o dönemin maliyetine yazmak olur.

Avans ile kapora ve teminat ayrımı

Üç kavram karışıyor ve üçü ayrı işlem görüyor.

Avans, bedelin bir kısmının peşin ödenmesidir ve ileride bedele mahsup edilir.

Kapora, sözleşmenin kurulduğunu gösteren ve cayma hâlinde kalabilen bir tutardır. Mahsup edilebileceği gibi, cayma durumunda gelir ya da gider hâline de gelebiliyor.

Teminat, bir yükümlülüğün güvencesidir ve işin bitiminde geri verilir. Bedele mahsup edilmez: alınan teminat bir yükümlülük, verilen teminat bir alacak olarak durur ve iş bitince kapanır. 326 Alınan Depozito ve Teminatlar ile 126 Verilen Depozito ve Teminatlar hesapları bunun içindir.

Elektrik ve doğal gaz abonelikleri için ödenen depozito bu üçüncü gruba giriyor: gider değil, geri alınacak bir alacak.

Katma değer vergisi tarafı

Avansta vergi doğup doğmadığı işlemin niteliğine bağlı. Vergiyi doğuran olay malın teslimi veya hizmetin ifasıdır; avans alınması tek başına teslim sayılmıyor.

Ancak avans karşılığında belge düzenlenmesi gerekebiliyor ve bazı işlem türlerinde vergi avansın alındığı anda doğuyor. Bu ayrım işlem türüne göre değiştiği için, avans alınırken belge ve vergi tarafının ayrıca kontrol edilmesi gerekiyor.

Pratikte yapılan hata, avans için fatura düzenleyip gelir yazmak. Belge düzenlenmesi gerekiyor olabilir, ama belge düzenlenmiş olması geliri doğurmuyor: gelir yine teslimle doğuyor.

Dönem sonunda avanslar

Dönem sonunda avans hesaplarının içeriği tek tek gözden geçiriliyor ve üç soru soruluyor.

Birincisi: bu avansın karşılığı teslim edilmiş mi? Edilmişse mahsup kaydı atlanmış demektir ve hem bilançoda hem gelir tablosunda hata var.

İkincisi: bu avans hâlâ gerçek mi? Siparişten vazgeçilmişse avansın ya geri verilmesi ya da başka bir kaleme dönüşmesi gerekiyor.

Üçüncüsü: vade bir yılı aşıyor mu? Uzun vadeye düşen avanslar duran varlık ve uzun vadeli yabancı kaynak taraflarına alınıyor.

Avans hesaplarında yıllardır duran bakiyeler, bu üç sorunun hiç sorulmadığını gösteren tipik bir işaret.

Avans ile dönem ayrımı hesapları karışmaz

İki grup hesap benzer görünüyor ve karıştırılıyor: avanslar ile gelecek dönemlere ait gelir ve giderler.

Ayrım şu: avans bir bedelin peşin ödenmesi ve karşılığında bir mal ya da hizmet teslimi bekleniyor. Dönem ayrımı hesapları ise sürekli bir hizmetin, zaman içinde tüketilen kısmının ayrılması.

Örnekle: tedarikçiye sipariş karşılığı ödenen para avanstır, çünkü karşılığında belirli bir mal gelecek. Peşin ödenen yıllık kira ise avans değil, gelecek aylara ait giderdir, çünkü hizmet zamanla tüketiliyor ve her ay kendi payını gidere dönüştürüyor.

Sonuç bakımından fark önemli. Avans teslimle birlikte tek seferde kapanıyor; dönem ayrımı hesabı her dönem bir kısmı aktarılarak eriyor. Yanlış hesap seçildiğinde giderin hangi döneme yazılacağı da yanlış oluyor.

Üçüncü bir benzeri daha var: sipariş için ödenen para ile kapora. İkisi de peşin ödeme ama kapora cayma hâlinde karşı tarafta kalabiliyor, avans ise her durumda ya mahsup ediliyor ya geri alınıyor.