Çift taraflı kayıt: borç ve alacak ne demek

Muhasebeye yeni başlayanın en çok takıldığı yer terimlerdir. "Kasaya borç yazılır" cümlesi, kasanın birine borçlandığını anlatmaz. Muhasebede borç bir hesabın sol tarafının, alacak sağ tarafının adıdır.

Hesaba ilk kez kayıt yapılmasına hesabın açılması, borç ve alacak tutarları arasındaki farka hesabın kalanı (bakiyesi) denir.

Kural

Her işlem en az bir hesabın borç tarafına, en az bir hesabın alacak tarafına yazılır ve iki tarafın toplamı birbirine eşittir. Bu, bilanço eşitliğinin kayıt düzeyindeki karşılığıdır.

Hangi tarafa yazılacağını hesabın karakteri belirler:

• Aktif karakterli hesaplar (varlıklar) borç tarafında artar, alacak tarafında azalır.
• Pasif karakterli hesaplar (borçlar ve öz kaynaklar) alacak tarafında artar, borç tarafında azalır.

Varlıklar eşitliğin solunda, kaynaklar sağında durur; artışları da kendi taraflarına yazılır. Kuralı ezberlemek yerine bu yerleşimi hatırlamak yeterlidir.

Örnek

İşletme 50.000 TL'lik ticari malı peşin alıyor ve bedeli banka hesabından ödüyor.

Borçlu

• 153 Ticari Mallar: 50.000

Alacaklı

• 102 Bankalar: 50.000

Ticari mal bir varlıktır ve artmıştır, bu nedenle borçlanır. Banka da bir varlıktır ve azalmıştır, bu nedenle alacaklanır.

Aynı mal vadeli alınsaydı alacaklı hesap değişirdi:

Borçlu

• 153 Ticari Mallar: 50.000

Alacaklı

• 320 Satıcılar: 50.000

Satıcılara olan borç bir kaynaktır ve artmıştır.

Hesabın iki tarafı ve kalanı

Bir hesap, ortadan dikey çizgiyle ikiye bölünmüş bir T harfi gibi düşünülür. Sol taraf borç, sağ taraf alacaktır. Hesaba yapılan her kayıt bu iki taraftan birine yazılır.

Dönem içinde bir hesabın iki tarafına da kayıt girebilir: kasaya hem para girer hem çıkar. Dönem sonunda iki tarafın toplamları alınır ve aralarındaki fark hesabın kalanını verir.

• Borç toplamı alacak toplamından büyükse hesap borç kalanı verir.
• Alacak toplamı büyükse alacak kalanı verir.
• İkisi eşitse hesap kalan vermez ve kapanmış sayılır.

Hesabın karakteri hangi kalanı vereceğini önceden belirler. Aktif karakterli bir hesap borç kalanı verir ya da hiç kalan vermez; alacak kalanı veren bir kasa hesabı bir hatanın işaretidir, çünkü kasada olmayan para harcanmış görünüyor demektir. Aynı şekilde pasif karakterli bir hesap alacak kalanı verir.

Bileşik madde

Bir kaydın iki satırdan oluşması zorunlu değil. Bir işlem birden fazla hesabı borçlandırıp birden fazla hesabı alacaklandırabilir; buna bileşik madde denir. Tek kural değişmez: borç toplamı alacak toplamına eşit olmak zorundadır.

Bir satışta hem peşin hem vadeli tahsilat yapıldığını varsayalım. 20.000 liralık satışın 8.000 lirası nakit alınıyor, kalanı vadeye bırakılıyor.

Borçlu

• 100 Kasa: 8.000
• 120 Alıcılar: 12.000

Alacaklı

• 600 Yurt İçi Satışlar: 20.000

İki borçlu hesap, bir alacaklı hesap ve eşit toplamlar. Satır sayısı serbesttir, denge serbest değildir.

Gelir ve gider hangi tarafta çalışır

Gelir öz kaynağı artırır. Öz kaynak alacak tarafında arttığı için gelir hesapları alacak tarafında çalışır. Gider öz kaynağı azaltır; bu nedenle gider hesapları borç tarafında çalışır.

Peşin yapılan bir satışta kasa (varlık) borçlanır, satış hesabı (gelir) alacaklanır. Kira ödendiğinde kira gideri borçlanır, banka alacaklanır.

Kaydın mekanik denetimi

Her kayıttan sonra iki soru sorulur: borç ve alacak toplamları eşit mi, her satırın yönü hesabın karakterine uygun mu? İkisinin de cevabı evetse kayıt mekanik olarak doğrudur.

Doğru hesabın seçilip seçilmediği ayrı bir sorudur ve onu hesap planı cevaplar.

Yanlış kayıt nasıl düzeltilir

Deftere yazılmış bir kayıt silinmez. Türk Ticaret Kanunu m. 65 bunu açıkça yasaklar: bir kaydın içeriği sonradan anlaşılamayacak biçimde değiştirilemez. Düzeltme, yeni bir kayıtla yapılır.

İki yol vardır. Birincisi ters kayıt: yanlış kaydın tam aynısı, borç ve alacak tarafları yer değiştirilerek yazılır. Böylece yanlış kayıt etkisiz hâle gelir, sonra doğrusu yazılır. İkinci yol düzeltici kayıt: yalnızca aradaki farkı gideren bir madde yazılır.

Hangisinin kullanılacağı hatanın türüne bağlı. Yanlış hesap seçilmişse ters kayıt gerekir, çünkü iki ayrı hesabın düzeltilmesi lazımdır. Yalnızca tutar eksik yazılmışsa fark kadar bir düzeltici kayıt yeterlidir.

Her iki yolda da defterde üç kayıt görünür: yanlış olan, onu gideren ve doğru olan. Bu bir kalabalık değil, denetlenebilirliğin bedeli. Kaydın geçmişi görünür kaldığı için düzeltmenin kendisi de sorgulanabilir.

Açıklama satırı kaydın bir parçası

Her yevmiye maddesinin altında kısa bir açıklama bulunur: hangi belgeye dayandığı, belgenin tarihi ve numarası. Bu satır süsleme değil, kaydın belgeye bağlandığı yer.

Açıklaması olmayan bir kayıt, tutarları doğru olsa bile denetimde dayanaksız kalır. Aylar sonra bakıldığında de aynı sorun çıkar: hangi işlemin kaydı olduğu anlaşılamaz. "Çeşitli ödeme" gibi bir açıklama, hiç açıklama yazmamakla aynı sonucu verir.

İyi bir açıklama tek satırda üç şeyi söyler: ne oldu, hangi belgeyle, kimle. Bu üçü varsa kayıt yıllar sonra da okunabilir.