E-fatura, sevk irsaliyesi ve irsaliyeli fatura

Bir satışta iki ayrı olay var: malın yer değiştirmesi ve bedelin tahakkuk etmesi. İkisi aynı anda olmak zorunda değil ve bu yüzden iki ayrı belgeye bağlanıyor.

İrsaliye hareketi belgeler

Sevk irsaliyesi, malın hangi tarihte nereden nereye gittiğini gösteren belge. Üzerinde bedel bulunmak zorunda değil; gösterdiği şey miktar ve hareket.

Mal, faturası sonra düzenlenmek üzere sevk edilecekse yanında irsaliye gider. Bu durum toptan satışta ve üretimde yaygın: mal çıkıyor, fatura dönem sonunda ya da teslim tamamlandığında kesiliyor.

İrsaliyenin olmadığı taşıma, satışın gerçekliğinden bağımsız olarak sorun doğuruyor. Yolda belgesiz yakalanan mal, hem taşıyanı hem gönderen işletmeyi savunmasız bırakıyor.

İrsaliyeli fatura ikisini birleştirir

Faturası önceden kesilmiş mal da taşınırken belge taşımak zorunda. İki ayrı kâğıt yerine, bedeli ve hareketi birlikte gösteren irsaliyeli fatura kullanılabiliyor.

Seçim pratik bir karar. Malı teslim ederken faturasını da kesebiliyorsan irsaliyeli fatura tek kâğıtla işi bitiriyor. Fatura sonra kesilecekse irsaliye gidiyor ve fatura arkasından geliyor.

İki belgenin birbirine bağlanması önemli: faturada irsaliye numarası ve teslim tarihi bulunuyor. Bu bağ olmadan hangi faturanın hangi sevkiyata ait olduğu sonradan anlaşılamıyor.

E-fatura ile e-arşiv farkı

İkisi de elektronik fatura ve hükümleri aynı; fark alıcıda.

Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa belge e-fatura olarak sistem üzerinden iletiliyor. Karşı taraf onu kendi sisteminde görüyor ve ayrıca göndermek gerekmiyor.

Alıcı kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenleniyor ve ona elektronik posta ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırılıyor.

Yanlış türün düzenlenmesi belgeyi usulsüz hâle getirebiliyor. Çoğu fatura programı alıcının hangi sistemde olduğunu kendisi sorguluyor; sorgulamıyorsa fatura kesmeden önce kontrol etmen gerekiyor.

Kendi durumunu ve hangi belgeyi kullanmak zorunda olduğunu defter türü ve e-fatura aracı gösteriyor.

E-irsaliye

İrsaliyenin de elektronik hâli var ve kapsamdaki işletmelerde kâğıt irsaliyenin yerini alıyor. Mantığı aynı: belge sistem üzerinden düzenleniyor ve iletiliyor.

Farkı taşıma sırasında ortaya çıkıyor. Kâğıt irsaliye araçta bulunuyordu; e-irsaliyede belgenin elektronik kaydı esas ve araçta bir çıktı ya da erişim bilgisi bulunması yeterli oluyor.

Kapsam her yıl genişliyor. E-faturaya geçmiş bir işletmenin e-irsaliyeye de geçmesi çoğu zaman sıradaki adım oluyor.

Gelen faturayı kontrol etmek

Karşı taraftan gelen elektronik faturayı kabul etmek ya da reddetmek, belirli bir süre içinde yapılan bir işlem. Süre geçtiğinde fatura kabul edilmiş sayılıyor.

Bu yüzden gelen faturaların düzenli izlenmesi gerekiyor. Hatalı bir fatura süresi içinde reddedilirse düzeltilmesi kolay; süre geçtikten sonra düzeltme ayrı bir belge gerektiriyor.

Kontrol listesi kısa: alıcı bilgileri doğru mu, tutar ve vergi doğru mu, mal veya hizmet tanımı gerçekten alınan şeyi anlatıyor mu, aynı fatura daha önce geldi mi?

Son soru en çok atlanan. Elektronik sistemde her belgenin tekil bir kimliği var ve aynı kimlik iki kez kayda giremiyor; ama iki ayrı belge aynı işlem için düzenlenmiş olabiliyor ve bunu ancak sen fark edebiliyorsun.

Belgenin saklanması yer değiştirdi

Elektronik belgede saklama yükümlülüğü ortadan kalkmıyor, biçimi değişiyor. Belge bir portalda görünüyor diye saklanmış sayılmıyor: portal erişimi kapanabilir, hizmet sağlayıcı değişebilir.

Kendi erişimindeki ikinci bir kopya, elektronik belgenin kâğıt dosyadaki karşılığı. Çoğu program bunu otomatik yapıyor ama ayarın açık olduğundan emin olman gerekiyor.

İki belge arasındaki zaman

İrsaliyeyle fatura arasında geçen sürenin bir sınırı var ve bu sınır kayıt düzenini doğrudan etkiliyor.

Mal çıktığında satış henüz faturalanmamış durumda. Defterde bu aşamada bir gelir yok, çünkü faturaya bağlı bir tahakkuk oluşmamış; ama mal da depoda değil. Bu ara durum, stok kayıtlarının irsaliyeyi izlemesini gerektiriyor.

Faturanın gecikmesi iki sorun doğuruyor. Birincisi stokla kaydın ayrışması: mal çıkmış, kayıt durmuş. İkincisi dönem sorunu: ayın son günlerinde çıkan malın faturası ertesi aya kalırsa, satış yanlış döneme düşebiliyor.

Bu yüzden ay sonlarında bir kontrol işe yarıyor: irsaliyesi kesilmiş ama faturası düzenlenmemiş sevkiyat var mı? Varsa faturası aynı dönemde kesiliyor ve iki belge aynı aya bağlanıyor.

Ters yönde de aynı kontrol gerekiyor: faturası kesilmiş ama malı hâlâ depoda bekleyen bir satış varsa, stok kaydı gerçeği yansıtmıyor demektir ve teslim tarihi ayrıca belgelenmek zorunda.