Gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu

Her satıcı fatura kesebilecek durumda değil. Belge düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilerden mal ya da hizmet aldığında, belgeyi sen düzenliyorsun. Bu ters çalışan düzen, işini yeni kuran kişinin en çok şaşırdığı yerlerden biri.

Gider pusulası

Vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan mal ve hizmetler için düzenlenen belge. Alan taraf, yani sen düzenliyorsun.

Tipik kullanım alanları şunlar: bir ustaya yapılan iş ödemesi, ikinci el bir eşyanın bireyden alınması, mükellef olmayan birinden alınan hizmet.

Pusulada satıcının kimlik bilgileri, alınan mal veya hizmetin tanımı, tutar ve iki tarafın imzası bulunuyor. İmza önemli: belgeyi sen düzenlediğin için, karşı tarafın onayı belgeyi gerçek kılan şey.

Bazı ödemelerde pusulayla birlikte vergi kesintisi de yapılıyor. Kesinti yapılıp yapılmayacağı işin türüne bağlı ve bunu müşavirine sorman gerekiyor; kesinti atlandığında sorumluluk sende kalıyor.

Müstahsil makbuzu

Defter tutmayan çiftçiden alınan zirai ürün karşılığında düzenlenen belge. Yine alan taraf düzenliyor.

Gider pusulasından ayrıldığı yer alımın konusu: müstahsil makbuzu yalnızca zirai ürün için kullanılıyor. Ayrıca bu alımlarda genellikle bir vergi kesintisi yapılıyor ve kesilen tutar beyan edilip ödeniyor.

Gıda, tekstil ve tarıma dayalı üretim yapan işletmelerde bu belge günlük işin parçası. Yanlış belge kullanmak, yani çiftçiden alım için gider pusulası düzenlemek, hem belgeyi hem kesintiyi hatalı yapıyor.

Serbest meslek makbuzu

Serbest meslek erbabının düzenlediği belge: avukat, mimar, doktor, danışman, mali müşavir. Burada belgeyi karşı taraf düzenliyor, yani sen alıyorsun.

Faturadan iki ayrımı var. Birincisi düzenlenme anı: makbuz bedelin tahsil edildiği anda düzenleniyor, çünkü serbest meslek kazancında tahsil esası geçerli. İkincisi kesinti: bu ödemelerden genellikle bir vergi kesintisi yapılıyor ve kesen taraf sen oluyorsun.

Bunun somut sonucu şu: danışmanına anlaştığın tutarın tamamını ödemiyorsun. Kesilen kısmı sen beyan edip devlete ödüyorsun. Anlaşma yapılırken tutarın brüt mü net mi konuşulduğu bu yüzden önemli.

Sen de serbest meslek erbabıysan makbuzu kendin düzenliyorsun; makbuz oluşturucu bunun için var.

Hangi belgeyi kimden

Pratikte karar şu sırayla veriliyor.

Karşı taraf vergi mükellefi mi? Evetse fatura, perakende satışta fiş ya da serbest meslekse makbuz bekliyorsun.

Mükellef değil mi? O zaman belgeyi sen düzenliyorsun: zirai ürün alıyorsan müstahsil makbuzu, diğer her şeyde gider pusulası.

Bu sıra basit ama atlanınca pahalı. Belgesi olmayan bir harcama gider yazılmıyor; yanlış belgeyle kayda alınan harcama ise incelemede reddediliyor.

Elinde ne olduğunu bilmediğin bir belge varsa belge açıklayıcı ile bakabilirsin.

Ödeme kanalı da bir şart

Belgenin doğru olması her zaman yetmiyor. Belirli bir tutarı aşan tahsilat ve ödemelerin banka ya da benzeri finansal kurumlar aracılığıyla yapılması gerekiyor.

Bu kuralın sebebi izlenebilirlik: belge ile para hareketinin birbirini doğrulaması isteniyor. Elden yapılan büyük bir ödeme, belgesi kusursuz olsa bile usulsüzlük doğuruyor.

Had güncellendiği için burada tutar yazılmıyor. Bilinmesi gereken şu: büyük ödemelerde kanal da belge kadar önemli ve ikisi birlikte sorulması gereken bir soru.

Kesinti yapılan ödemelerin takvimi

Gider pusulası, müstahsil makbuzu ve serbest meslek makbuzuyla yapılan ödemelerin bir kısmında vergi kesintisi doğuyor. Bu kesintiler muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle bildirilip ödeniyor.

Yani bu belgeler yalnızca gider yazdırmıyor, bir beyan yükümlülüğü de doğuruyor. Ayın içinde yapılan bir ödeme, bir sonraki beyan döneminde çıkacak bir tutara dönüşüyor.

Takvimi vergi takviminden izleyebilirsin. Ödeme yaptığın gün müşavirine haber vermek, beyanın eksiksiz olmasını sağlayan en basit alışkanlık.

Belge düzenlemenin pratik tarafı

Sen düzenlediğin belgelerde iki şey hazır olmak zorunda: basılı ya da elektronik belge ve karşı tarafın kimlik bilgisi.

Gider pusulası ve müstahsil makbuzu, belirli bir düzende bastırılmış ya da elektronik olarak düzenlenen belgeler. Bir kâğıda elle yazılan metin bu işi görmüyor. İşine bu tür alımlar düşüyorsa, belgeleri önceden hazır etmen gerekiyor.

Kimlik bilgisi tarafı daha çok sorun çıkarıyor. Karşı taraf bilgi vermekten çekinebiliyor ve bu durumda belge düzenlenemiyor; belge düzenlenemediğinde de harcama gider yazılamıyor.

Pratik çözüm işi anlatmak: belge senin defterin için gerekli ve karşı tarafa bir yükümlülük getirmiyor. Kesinti yapılacaksa o da baştan söylenir, çünkü ödenecek tutarı etkiliyor ve sonradan konuşulduğunda anlaşmazlık doğuyor.

Bu belgeleri kaydeden kim

Belgeyi sen düzenlesen de kaydı müşavirin yapıyor. Senin işin belgeyi zamanında düzenlemek ve ona ulaştırmak.

Burada bir ayrıntı var: kesinti doğuran belgelerin ayrı işaretlenmesi işi hızlandırıyor. Müşavirin beyan hazırlarken hangi ödemelerden kesinti yapıldığını bilmek zorunda ve bu bilgi belgenin kendisinde duruyor.

Dosyalamada basit bir ayrım yeterli: kesinti doğuran belgeler ayrı bir klasörde. Aylık teslimde o klasör ayrıca gidiyor ve beyan hazırlığı tek seferde tamamlanıyor.