Gider ve indirim hesapları

Gider, işletmenin öz kaynağını azaltan ve ortaklara yapılan dağıtımdan kaynaklanmayan her azalıştır. Gelir tarafında ayrım kaynağa göre yapılıyordu; gider tarafında fonksiyona göre yapılıyor: bu harcama hangi işi görüyor?

Fonksiyon esası

62 Satışların maliyeti. Satılan mal veya hizmetin maliyeti. Ticaret işletmesinde satılan ticari malların maliyeti, üretim işletmesinde satılan mamullerin maliyeti.

63 Faaliyet giderleri. Satışı ve yönetimi sürdürmek için yapılan giderler, üç alt gruba ayrılıyor: araştırma ve geliştirme, pazarlama satış ve dağıtım, genel yönetim.

65 Diğer faaliyetlerden olağan gider ve zararlar. Esas faaliyet dışındaki olağan giderler: komisyon, karşılık giderleri, kambiyo zararları, menkul kıymet satış zararları.

66 Finansman giderleri. Borçlanmanın maliyeti: kredi faizleri, kur farkları, senet iskonto giderleri.

68 Olağan dışı gider ve zararlar. Tekrarlanmayan kalemler: çalışmayan kısım giderleri, önceki dönem giderleri, duran varlık satış zararları.

Ayrımın ölçüsü harcamanın türü değil işlevi. Aynı kira gideri, satış mağazası için ödeniyorsa pazarlama grubuna, merkez ofis için ödeniyorsa genel yönetim grubuna giriyor.

Satışların maliyeti ile faaliyet gideri

En sık karıştırılan ayrım bu ve ölçüsü şu: harcama ürünün kendisine mi yoksa onu satma ve yönetme işine mi ait?

Malın alış bedeli, onu depoya getiren nakliye, üretimde kullanılan hammadde ve işçilik ürünün maliyetine girer. Satış elemanının ücreti, mağaza kirası, reklam harcaması, muhasebe hizmeti bedeli ise faaliyet gideridir.

Ayrımın sonucu brüt satış kârında görünüyor. Satışların maliyetine yazılan bir tutar brüt kârı düşürür; faaliyet giderine yazılan aynı tutar brüt kârı etkilemez, bir basamak sonra iner. Dönem kârı iki durumda da aynı çıkıyor ama tablonun orta basamakları farklı okunuyor.

Bir ayrıntı daha: satışların maliyeti yalnızca satılan kısım için yazılıyor. Depoda kalan mal gider değil, varlık. Faaliyet giderleri ise dönemle ilişkili: satış olup olmasa da kira ödeniyor.

Gider hesaplarının çalışma yönü

Gider öz kaynağı azaltır. Öz kaynak borç tarafında azaldığı için gider hesapları borç tarafında çalışır ve borç kalanı verir.

Bir gider hesabının alacak toplamının sıfırdan farklı olması olağan dışı: ya bir düzeltme kaydı vardır ya dönem sonu kapanışı yapılıyordur. Bu, mizan okurken yapılan kontrollerden biri.

Gider hesapları da geçicidir ve dönem sonunda kapanır. Yeni dönemin ilk gününde kalanları sıfırdır.

Satış indirimleri eksi karakterli

61 Satış İndirimleri grubu gelir tarafında ama eksi karakterli: borç kalanı veriyor ve brüt satışlardan düşülüyor.

Üç kalemi var. Satıştan iadeler, teslim edilmiş malın geri gelmesi. Satış iskontoları, sonradan verilen indirimler. Diğer indirimler, bunların dışında kalanlar.

Hepsinin ayrı tutulmasının sebebi aynı: brüt satış tutarını korumak. İade oranının yükselmesi bir kalite ya da teslim sorununu, iskonto oranının yükselmesi bir fiyat baskısını gösteriyor ve bu bilgiler indirimler satış hesabından düşüldüğünde kayboluyor.

Giderin dönemi: ödeme değil ait olma

Gelir tarafındaki kural gider tarafında da işliyor. Gider, ödemenin yapıldığı döneme değil ait olduğu döneme yazılıyor.

Peşin ödenen yıllık kira tek seferde gider yazılmaz; her dönem kendi payını alır. Ödenmemiş ama bu döneme ait elektrik faturası, fatura gelmemiş olsa da tahakkuk ettirilir.

Bu iki yönlü ayrımı yapan hesaplar 18 ve 38 gruplarında duruyor. Gelir tablosunun doğru kurulması, o hesapların dönem sonunda doğru çalıştırılmasına bağlı.

Kanunen kabul edilmeyen giderler

Muhasebe açısından gider olan bir kalem, vergi açısından indirilemeyebiliyor. Bu kalemler yine gider hesaplarına yazılıyor ve ticari kârı düşürüyor; vergi matrahının hesabında ise matraha geri ekleniyor.

Bu yüzden bu tutarların ayrı izlenmesi gerekiyor. Uygulamada yardımcı hesaplarla ayrıştırılıyor, çünkü beyan zamanı hangi tutarın geri eklenmesi gerektiği tek tek bulunmak zorunda.

Ayrıştırılmadığında beyan hazırlanırken bütün gider kayıtları yeniden gözden geçirilmesi gerekiyor ve bu, dönem sonunun en çok vakit alan işlerinden birine dönüşüyor.

Gider dağıtımı: aynı harcama iki fonksiyona

Bazı giderler tek bir fonksiyona ait değil ve bölünmeleri gerekiyor. Hem mağaza hem ofis olarak kullanılan bir binanın kirası, hem satışta hem yönetimde çalışan bir personelin ücreti, bütün bölümlerin kullandığı elektrik.

Bölme bir dağıtım anahtarı gerektiriyor ve anahtar harcamanın niteliğine göre seçiliyor: kira için alan, elektrik için kullanım ya da alan, personel için zaman.

Anahtarın iki özelliği olmak zorunda. Birincisi makul bir ilişki taşıması: dağıtılan gider ile anahtar arasında gerçek bir bağ bulunmalı. İkincisi dönemler arasında korunması: her dönem başka anahtarla dağıtılan gider, fonksiyonlar arasındaki karşılaştırmayı imkânsız yapıyor.

Dağıtım yapılmayıp bütün gider tek fonksiyona yazıldığında dönem kârı doğru çıkıyor ama gelir tablosunun orta basamakları yanlış okunuyor. Pazarlama giderleri olduğundan düşük, genel yönetim giderleri olduğundan yüksek görünüyor ve iki rakam da yanlış karar üretiyor.