Muhasebe neyi kaydeder, kim için tutulur

Muhasebe, işletmenin mali nitelikli işlemlerini belgeye dayanarak kaydeden, bu kayıtları niteliklerine göre sınıflandıran ve dönem sonunda raporlayan sistemdir. Tanım böyle kurulur. İşini yeni kuran biri içinse asıl soru daha dar: bu sistem kimin için çalışıyor, neyi kaydediyor, neyi kaydetmiyor?

Sistemin dört işi

Muhasebe tek bir iş yapmaz, sırayla dört iş yapar ve her biri bir öncekine dayanır.

• Kaydetmek. Belgeye dayanan her işlem, tarih sırasıyla deftere yazılır. Bu aşamada yorum yok, yalnızca tespit var.
• Sınıflandırmak. Kayıtlar niteliğine göre hesaplara dağıtılır: kasa bir yerde, satıcı borçları başka yerde birikir. Sınıflandırma olmadan elde kayıt yığını kalır, bilgi kalmaz.
• Özetlemek. Dönem sonunda hesaplar toplanır ve tablolara dönüşür. Bir yılın binlerce kaydı iki sayfada görünür hâle gelir.
• Yorumlamak. Tablodan okunan şey karara dönüşür: hangi müşteri geç ödüyor, hangi gider büyüyor, borç vadesinde ödenebilir mi.

İlk üçü meslek mensubunun işidir. Dördüncüsü senin işin ve bu dersin sebebi de o: yorumu yapabilmek için ilk üçünün ne ürettiğini bilmek gerekiyor.

Defterin üç okuyucusu

Aynı defter üç ayrı soruya cevap verir. Bu soruların yalnızca biri devletindir.

• Devlet. Vergi, ciro üzerinden değil matrah üzerinden hesaplanır. Matrahı gösteren kayıt defterde durur. Belgesi bulunmayan bir harcama, gerçekte yapılmış olsa bile matrahı düşürmez.
• İşletme sahibi. "Bu ay kazandım mı" sorusunun cevabı banka bakiyesinde değil, defterdedir. Bakiye henüz ödenmemiş borçları ve henüz tahsil edilmemiş alacakları göstermez.
• Üçüncü taraflar. Banka kredi değerlendirirken, yeni bir ortak girerken ya da büyük bir alıcı tedarikçisini incelerken defterden üretilen tablolara bakar. Bu tablolar anlatıma değil, kayda dayanır.

Kaydı doğuran şey belgedir

Hesaptan para çıkması tek başına kayıt doğurmaz. Muhasebe literatüründe bu ilkeye belgelendirme (tarafsızlık) kavramı denir: kayıt, usulüne uygun bir belgeye dayanır. Belge fatura olabilir, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası ya da banka dekontu olabilir.

Belgeye bağlanmadığı için kayıt doğurmayan hareketlere sık rastlanır:

• Kendi hesabından kendi hesabına yapılan aktarma gider değildir. Para yer değiştirmiştir, azalmamıştır.
• Ortaktan alınan borç gelir değildir, geri ödenecek bir yükümlülüktür.
• İşletmeden kişisel kullanım için çekilen para gider değildir, ortağın işletmeden çektiği tutar olarak ayrı izlenir.

Buna karşılık, parası henüz tahsil edilmemiş bir satış gelirdir. Faturası düzenlendiği anda doğmuştur.

Tahakkuk esası: kaydın tarihi, paranın tarihi değildir

Son madde çoğu kişiyi şaşırtır ve bir ilkeye dayanır. Ticari kazançta tahakkuk esası geçerlidir: kazanç, bedelin tahsil edildiği tarihte değil, işin yapıldığı ve mahiyetinin kesinleştiği tarihte doğar. Dönemsellik kavramı da bunun tamamlayıcısıdır; gelir ve gider, ait olduğu hesap dönemine yazılır.

Ocakta yapılıp faturası kesilen bir iş, parası martta gelse de ocağın kazancıdır. Aralıkta alınan hizmetin faturası aralığa yazılır, ödemesi ocakta yapılsa bile.

Bu kuralın pratikteki sonucu şudur: beyan zamanı geldiğinde, henüz tahsil edilmemiş bir satışın vergisi ödenebilir. Durumu bilen kişi tahsilat vadesini buna göre kurar.

Defter tutmak bir tercih değil

Ticari işletmesini kısmen de olsa kendi adına işleten kişi tacirdir (TTK m. 11). Tacir olmak bir sıfat değil, bir yükümlülük paketidir: ticari defter tutmak, tuttuğu defteri saklamak ve istendiğinde ibraz etmek bu paketin içindedir (TTK m. 64). Vergi Usul Kanunu aynı yükümlülüğü kendi tarafından kurar ve defter tutacak mükellefleri ayrıca sayar (VUK m. 172).

Buradan çıkan sonuç şu: işin küçüklüğü defter tutmayı seçime çevirmiyor. Küçük işletmede daha sade bir usul uygulanır, defterin kendisi yine durur.

Aynı ay, üç ayrı cevap

Bir örnek bunu somutlaştırır. Mart ayında iki satış yaptın: biri peşin 10.000 lira, biri vadeli 30.000 lira. Ay içinde 8.000 lira gider ödedin, ayrıca 12.000 liralık bir gider faturası geldi ama ödemesi nisana kaldı.

• Devletin baktığı rakam. 40.000 lira hasılat, 20.000 lira gider, 20.000 lira kazanç. Vadeli satış da, ödemesi gelecek aya kalmış gider faturası da marta aittir.
• Senin baktığın rakam. Kazanç aynı 20.000 liradır ama onu kasada bulamazsın: 10.000 lira girmiş, 8.000 lira çıkmış, elde 2.000 lira var.
• Bankanın baktığı rakam. İkisini birlikte okur: 20.000 lira kazanmış ama 30.000 lira alacağını henüz tahsil etmemiş bir işletme hem kârlıdır hem nakit sıkışıktır.

Üç okuyucunun hiçbiri yanlış saymıyor. Üçü ayrı soru soruyor ve cevabı aynı defterden alıyor.

Defteri müşavir tutar, mükellefiyet mükellefte kalır

Kayıtları meslek mensubu işler. Ancak kaydın dayandığı belgeyi toplayan sensin ve beyanname senin adına verilir. "Müşavirim hallediyor" cümlesi, belgelerin zamanında ve eksiksiz ulaştığı durumda doğrudur. Ulaşmadığında müşavirin elinde olmayan bir şeyi kaydetmesi beklenemez.

Pratikte işleyen düzen şu: belgeler biriktirilmeden, düzenli aralıklarla teslim edilir. Olağan dışı bir durum çıktığında, örneğin büyük bir alım, yeni bir faaliyet ya da ilk yurt dışı satış, teslim gününü beklemeden haber verilir.

Sırada ne var

Bir sonraki ders belgeyi ele alıyor: hangi belge ne zaman düzenlenir, hangisi gider yazdırır ve belgesiz bir harcamanın neden karşılığı yoktur.

Defter türünün ne olduğunu ve hangi zorunlulukların seni ilgilendirdiğini defter türü ve e-fatura aracı ile görebilirsin.