Nazım hesaplar neyi izler

Nazım hesaplar, işletmenin varlık ve kaynak toplamını değiştirmeyen ama bilinmesi gereken durumları izleyen hesaplardır. Dokuzlu sınıfta yer alıyorlar ve tekdüzen düzeninin en az kullanılan ama en çok ihmal edilen bölümü.

Neden bilançoya girmezler

Bilanço, işletmenin varlıklarını ve kaynaklarını gösterir. Nazım hesapların izlediği durumlar ise ne varlık ne kaynak: bir hak ya da bir yükümlülük var, ama henüz bilançoya girecek bir değer hareketi yok.

Teminata verilen bir senet buna iyi bir örnek. Senet hâlâ işletmenin alacağı ve 121 hesabında duruyor; bilançodan çıkmıyor. Ama üzerinde bir kısıt var: bankaya teminat olarak bırakıldığı için serbestçe kullanılamıyor. Bu kısıt bir bilgi ve nazım hesaplarda izleniyor.

Aynı mantık alınan teminatlar, verilen kefaletler, kiralanan varlıklar ve ciro edilen senetlerden doğan sorumluluk için de geçerli.

Her zaman çift çalışırlar

Nazım hesapların ayırt edici özelliği birbirini dengeleyen çiftler hâlinde kullanılmaları. Bir nazım hesap borçlanırken karşılığı mutlaka alacaklanıyor ve ikisinin toplamı daima eşit.

Bunun sonucu şu: nazım hesapların toplamı her zaman sıfır ve bu yüzden bilanço eşitliğini bozmuyorlar. Mizanda görünüyorlar, bilançoda görünmüyorlar.

Örnek olarak bankaya teminat verilen bir senedin kaydı:

Borçlu

• 910 Teminata Verilen Menkul Değerler: senet tutarı

Alacaklı

• 911 Teminata Verilen Menkul Değerler Karşılığı: aynı tutar

Senet teminattan çözüldüğünde kayıt tersine çevrilir ve iki hesap kapanır.

Hangi durumlar izlenir

Nazım hesapların kapsamı işletmeye göre değişiyor ama tipik kullanım alanları sayılı.

• Teminat ve kefalet. Verilen ve alınan teminatlar, kefaletler, ipotekler.
• Ciro edilen senetler. Ciro edenin sorumluluğu devam ettiği için izlenir.
• Kiralanan varlıklar. İşletmenin kullandığı ama mülkiyeti başkasında olan varlıklar.
• Emanet varlıklar. Başkası adına tutulan mallar.
• Taahhütler. Verilen siparişler, imzalanmış ama henüz başlamamış sözleşmeler.
• Kullanılmayan kredi limitleri. Alınmış ama henüz kullanılmamış kredi imkânı.

Son madde pratikte değerli bir bilgi: işletmenin ne kadar kullanılabilir kredi imkânı olduğu bilançoda hiç görünmüyor, ama likidite değerlendirmesinde önemli.

İhmal edilmelerinin bedeli

Nazım hesaplar dönem sonucunu etkilemediği için kullanılmıyor olabiliyor. Bedeli ise bir bilgi kaybı ve bu kayıp bazen pahalı.

Ciro edilmiş senetlerin izlenmemesi en tipik örnek. Senet karşılıksız çıktığında yükümlülük işletmeye dönüyor ve bu tutarın büyüklüğü hiçbir yerde kayıtlı değilse, risk ancak gerçekleştiğinde fark ediliyor.

Verilen kefaletler de aynı. Bir ortak şirketine kefil olan işletme, o şirketin borcunu ödemek zorunda kalabilir. Kefalet tutarı bilançoda görünmüyor ama işletmenin maruz kaldığı risk gerçek.

Dipnotlarla ilişkisi

Nazım hesapların izlediği bilgilerin bir kısmı mali tabloların dipnotlarında da açıklanıyor. İkisi birbirinin yerine geçmiyor: nazım hesap bir kayıt, dipnot bir açıklama.

Nazım hesap kaydı tutarın izlenmesini ve değiştiğinde güncellenmesini sağlıyor. Dipnot ise tabloyu okuyan kişiye durumu anlatıyor. Kayıt tutulmadan yazılan dipnot, tutarın nereden geldiğini gösteremiyor.

Dönem sonunda nazım hesapların içeriği gözden geçiriliyor: hâlâ geçerli olan taahhütler ve teminatlar bırakılıyor, sona erenlerin kaydı kapatılıyor. Yıllardır duran nazım hesap bakiyeleri, bu gözden geçirmenin hiç yapılmadığını gösteren tipik bir işaret.

Bilanço hesabıyla karıştırılmaması

Bazı durumlar nazım hesapta mı bilanço hesabında mı izlenecek diye tereddüt doğuruyor ve ölçü şu: bir değer hareketi olmuş mu?

Alınan teminat buna iyi bir örnek. Teminat olarak nakit alınmışsa para işletmeye girmiş durumda: bu bir bilanço hesabı işi, 326 Alınan Depozito ve Teminatlar hesabına yazılıyor. Teminat olarak senet ya da teminat mektubu alınmışsa işletmeye bir değer girmemiş, yalnızca bir güvence sağlanmış: nazım hesapta izleniyor.

Aynı ayrım verilen teminatlarda da işliyor. Ödenen nakit depozito bir alacak; bankadan alınıp karşı tarafa verilen teminat mektubu bir nazım hesap kaydı.

Ayrımı yapmanın pratik yolu şu soru: bu işlem olmasaydı bilançomda ne eksik olurdu? Cevap "hiçbir şey" ise nazım hesap.

Kullanımı yaygınlaştıran durumlar

Nazım hesaplar bütün işletmelerde aynı ölçüde gerekli değil. Üç durumda vazgeçilmez hâle geliyorlar.

Birincisi senet yoğun çalışmak. Ciro edilen ve teminata verilen senetler çoğaldığında, hangisinin nerede olduğu ancak kayıtla izlenebiliyor.

İkincisi kefalet ve garanti vermek. Grup şirketleri arasında karşılıklı kefalet yaygın ve maruz kalınan tutar hızla büyüyor.

Üçüncüsü uzun süreli taahhütler. İmzalanmış ama henüz başlamamış sözleşmeler, verilmiş siparişler ve kira yükümlülükleri, işletmenin gelecek dönemlere ait bağlılıklarını gösteriyor.

Bu üç durumun hiçbiri bilançoda görünmüyor. Nazım hesap kullanılmadığında yalnızca kayıt eksik kalmıyor; risk de ölçülemiyor.