Ödenecek vergi, prim ve stopajın izlenmesi

Ödenecek vergi ve diğer yükümlülükler grubu, işletmenin devlete ve sosyal güvenlik kurumuna olan kısa vadeli borçlarını tutar. Grubun özelliği şu: içindeki tutarların bir kısmı işletmenin kendi borcu, bir kısmı ise başkası adına kesilip devlete aktarılacak paralar.

İki ayrı nitelik

360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabı iki tür borcu birden taşıyor.

Birincisi işletmenin kendi vergisi: beyan edilen katma değer vergisi, kurumlar vergisi, damga vergisi. Bunlar işletmenin kendi yükümlülüğü.

İkincisi başkası adına kesilen tutarlar: ücretlerden kesilen gelir vergisi, kira ödemelerinden ve serbest meslek ödemelerinden yapılan kesintiler. Bu paralar hiç işletmenin olmadı; işletme yalnızca kesip devlete aktaran taraf.

İkinci gruba stopaj deniyor ve mekanizması katma değer vergisine benziyor: işletme bir aracı konumunda. Çalışana ödenen net ücret, brüt ücretten bu kesintiler düşülerek bulunuyor ve kesilen tutar bir sonraki beyan döneminde ödeniyor.

Stopaj neden borç hesabında durur

Ücret bordrosu düzenlendiğinde brüt ücretin tamamı gider yazılır, ama çalışana brütün tamamı ödenmez. Aradaki fark üç yere dağılıyor ve her biri bir borç doğuruyor.

Borçlu

• 770 Genel Yönetim Giderleri: brüt ücret ve işveren payları

Alacaklı

• 335 Personele Borçlar: net ödenecek ücret
• 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar: gelir ve damga vergisi kesintisi
• 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri: işçi ve işveren primleri

Üç alacaklı hesabın toplamı, borçlanan gider tutarına eşit. Çalışana ödeme yapıldığında 335 kapanır; beyan ve ödeme yapıldığında 360 ve 361 kapanır.

Bu ayrımın atlanıp yalnızca net ücretin gider yazılması, gideri olduğundan düşük gösteriyor ve kesintileri hiç kayda almıyor. Beyan zamanı geldiğinde ödenecek tutarın karşılığı defterde bulunmuyor.

Yardımcı hesap zorunluluğu

360 hesabının kalanı tek bir beyanla karşılaştırılamaz, çünkü içinde birden fazla vergi türü var. Bu yüzden yardımcı hesaplarla ayrıştırılması gerekiyor: ödenecek katma değer vergisi, ödenecek gelir vergisi stopajı, ödenecek damga vergisi ayrı ayrı izlenir.

Ayrıştırılmadığında dönem sonunda şu soru cevaplanamıyor: bu kalanın ne kadarı hangi beyana ait? Beyan ile defter arasındaki mutabakat da yapılamıyor.

361 hesabında benzer bir ayrım var: işçi payı ile işveren payı, ayrıca varsa işsizlik sigortası primleri ayrı izleniyor. Prim borcunun hangi aya ait olduğu da yardımcı hesapta tutuluyor, çünkü geç ödenen prim gecikme zammı doğuruyor ve hangi dönemin primi olduğu bilinmek zorunda.

Ödeme kaydı ve kapanmayan hesaplar

Beyan edilip ödenen tutar hesabı kapatır: 360 veya 361 borçlanır, banka alacaklanır.

Bu kaydın atlanması bilançoda birikmiş sahte borçların en yaygın sebebi. İşletme ödediği bir vergiyi hâlâ borçlu görünüyor, pasif tarafı olduğundan büyük çıkıyor ve öz kaynak oranı olduğundan kötü görünüyor.

Dönem sonunda bu iki hesabın kalanı, gerçekten ödenmemiş olan borçlara eşit olmak zorunda. Kontrol basit: kalan, son dönemin henüz vadesi gelmemiş beyan tutarlarıyla karşılaştırılıyor. Daha eski dönemlere ait bir kalan varsa ya ödenmemiş bir borç ya kaydedilmemiş bir ödeme var.

Vergi karşılığı ayrı bir hesap

Dönem sonunda hesaplanan kurumlar vergisi, henüz beyan edilmemiş olduğu için 360 hesabında değil 370 Dönem Kârı Vergi ve Diğer Yasal Yükümlülük Karşılıkları hesabında izlenir.

Ayrımın sebebi zamanlama. Dönem kapandığında vergi hesaplanabiliyor ama beyan ertesi yıl veriliyor. Karşılık, henüz kesinleşmemiş ama doğmuş olan yükümlülüğü gösteriyor.

Beyan verildiğinde karşılık kapanır ve tutar 360 hesabına geçer. Yıl içinde ödenen geçici vergiler ise bir alacak olarak izlenmişti; beyan sırasında hesaplanan vergiden mahsup ediliyor ve kalan tutar ödenecek borç olarak çıkıyor.

Geç ödeme iki ayrı kalem doğuruyor

Vadesinde ödenmeyen vergi ve prim borcu üzerinde iki ayrı yük işliyor ve ikisi ayrı hesaplara gidiyor.

Birincisi gecikme zammı ya da gecikme faizi: borcun geç ödenmesinin karşılığı ve bir finansman maliyeti niteliğinde.

İkincisi ceza: beyanın geç verilmesi ya da matrahın eksik beyan edilmesi hâlinde doğuyor ve bir finansman maliyeti değil, bir yaptırım.

Vergisel ayrımı önemli: gecikme zammı ve cezalar, vergi matrahının hesabında gider olarak kabul edilmiyor. Yani ticari kârı düşürüyorlar ama vergi matrahını düşürmüyorlar ve kanunen kabul edilmeyen gider olarak matraha geri ekleniyorlar.

Bu yüzden geç ödemenin maliyeti, hesaplanan zammın kendisinden büyük: üzerine bir de o tutarın vergi avantajının bulunmaması ekleniyor.