Yevmiye, büyük defter ve mizan

Bilanço esasında aynı işlem birden fazla yerde görünür. Bu bir tekrar değil, aynı bilginin farklı sorulara göre düzenlenmesidir.

Bilanço esasına göre defter tutanların tutmak zorunda olduğu ticari defterler VUK m. 182-185'te ve Türk Ticaret Kanunu m. 64'te sayılır: yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri.

Yevmiye defteri

İşlemler, gerçekleştikleri tarih sırasıyla yevmiye defterine kaydedilir. Her kayıt bir maddedir ve tarih, madde numarası, borçlu hesaplar, alacaklı hesaplar, tutarlar ile kısa bir açıklamadan oluşur.

Yevmiye defteri "ne zaman ne oldu" sorusunu cevaplar. Belirli bir günü ya da belirli bir faturayı aramak için bakılan yer burasıdır.

Defterikebir

Yevmiyedeki her satır, ilgili hesabın defterikebirdeki (büyük defterdeki) sayfasına aktarılır. Defterikebir işlemleri hesap hesap toplar: kasa hesabının bütün hareketleri bir arada, satıcılar hesabınınkiler bir arada durur.

Defterikebir "bu hesapta ne var" sorusunu cevaplar. Bir hesabın kalanı, yani borç toplamı ile alacak toplamı arasındaki fark, buradan okunur.

Mizan

Mizan, defterikebirdeki bütün hesapların borç ve alacak toplamlarını ve kalanlarını gösteren listedir. Çift taraflı kayıtta her maddenin borcu alacağına eşit olduğundan, bütün hesapların borç toplamı da alacak toplamına eşit olmak zorundadır. Eşit değilse aktarma ya da toplama hatası vardır.

Mizan türleri

Mizan dönem içinde birden fazla kez düzenlenir ve hangi aşamada düzenlendiğine göre adlandırılır.

• Aylık mizan. Her ayın sonunda düzenlenir, dönem içindeki durumu gösterir. Hatanın erken yakalandığı yer burasıdır.
• Genel geçici mizan. Dönem sonunda, envanter işlemlerinden önce düzenlenir. Kayıtların dönem içindeki hâlini gösterir.
• Kesin mizan. Envanter işlemleri ve dönem sonu düzeltmeleri yapıldıktan sonra düzenlenir. Bilanço ve gelir tablosu bu mizandan üretilir.

Geçici mizanla kesin mizan arasındaki fark, dönem sonu işlemlerinin tamamıdır: amortisman, karşılıklar, dönem ayrımı, değerleme. İki mizanı yan yana koymak, dönem sonunda neyin düzeltildiğini satır satır gösterir.

Mizan tutmadığında hata nasıl aranır

Tutmayan bir mizanda fark rastgele bir sayı değildir ve farkın kendisi hatanın türünü söyler.

• Fark, bir kaydın tutarına eşitse o kayıt tek taraflı yazılmış olabilir: borcu yazılmış, alacağı yazılmamış.
• Fark, bir tutarın iki katıysa kayıt yanlış tarafa yazılmış olabilir. Borç tarafına yazılması gereken tutar alacak tarafına geçtiğinde fark iki kat çıkar.
• Fark dokuza tam bölünüyorsa rakamların yeri değişmiş olabilir. 540 yerine 450 yazıldığında fark 90, yani dokuzun katıdır.
• Fark küçük ve düzensizse toplama hatası aranır.

Bu üç ölçü hatayı bulmaz, aramayı daraltır. Elektronik ortamda aktarma hatası nadir olduğu için fark çoğunlukla veri girişinden gelir ve yukarıdaki işaretler girişin hangi satırında olduğunu gösterir.

Fiş, yevmiyenin önünde durur

Uygulamada kayıt doğrudan yevmiyeye yazılmaz; önce muhasebe fişi düzenlenir. Fiş, belgeye bakılarak hangi hesabın borçlanıp hangisinin alacaklanacağının yazıldığı ara belgedir ve imzalanır.

Üç türü vardır: tahsil fişi para girişi için, tediye fişi para çıkışı için, mahsup fişi para hareketi içermeyen işlemler için. Yevmiye defteri bu fişlerden oluşturulur.

Fişin varlığı bir sorumluluk zinciri kurar: belgeyi fişe çeviren kişi ile fişi deftere işleyen kişi ayrılabilir ve her adımın izi kalır.

Bugünkü uygulama

Bu defterler artık çoğunlukla elektronik ortamda tutulur ve muhasebe programları aktarmayı kendiliğinden yapar. Yevmiyeye yazılan madde defterikebire anında düşer, bu nedenle aktarma hatası nadirdir.

Yapıyı bilmek yine de gereklidir: programın ürettiği raporu okuyabilmek ve bir tutarsızlığın kaynağını bulabilmek buna bağlıdır.

E-defter uygulamasında yevmiye defteri ve defterikebir belirli bir biçimde oluşturulup dönemsel olarak onaylatılır. Hangi işletmenin bu kapsama girdiği ayrı bir konudur.

Yardımcı defterler

Yevmiye ve defterikebir yasal defterlerdir. Yanlarında, zorunlu olmayan ama uygulamada vazgeçilmez olan yardımcı defterler durur.

• Cari hesap defteri. Her müşteri ve her satıcı için ayrı sayfa. Defterikebirdeki 120 Alıcılar hesabı tek bir toplam gösterirken, burada hangi müşterinin ne kadar borcu olduğu ayrı ayrı izlenir.
• Stok kartları. Her mal çeşidi için giriş, çıkış ve kalan miktar. Dönem sonu sayımı bu kartlarla karşılaştırılır.
• Demirbaş defteri. Her amortismana tabi kıymetin maliyeti, alım tarihi, ayrılan amortisman ve kalan net değeri.
• Kasa defteri. Günlük nakit giriş çıkışı ve gün sonu kalanı.

Yardımcı defterlerin toplamı, bağlı olduğu ana hesabın kalanına eşit olmak zorundadır. Bu eşitlik ikinci bir denetim katmanı kuruyor: mizan hesaplar arası dengeyi, yardımcı defter mutabakatı ise hesap içi doğruluğu sınıyor.

Mizan tuttuğu hâlde yardımcı defter tutmuyorsa, hata tek bir hesabın içinde demektir ve aranacak alan daralmış olur.

Defterlerin sırası neden bozulmaz

Üç defterin arasındaki sıra tek yönlüdür: belge, fiş, yevmiye, defterikebir, mizan. Hiçbir adım atlanmaz ve sıra tersine çevrilmez.

Bunun sebebi izlenebilirlik. Mizandaki bir tutardan geriye doğru yürüyerek dayandığı belgeye ulaşılabilmesi gerekir. Doğrudan defterikebire yazılmış, yevmiyede karşılığı olmayan bir tutar bu zinciri koparır ve o hesabın tamamını dayanaksız hâle getirir.

Muhasebe programları bu sırayı kendiliğinden koruduğu için zincir nadiren kopar. Kopabildiği yer ise elle yapılan düzeltmelerdir: doğrudan bakiye düzeltmek, yevmiye maddesi yazmadan hesap kapatmak. Bunlar programda mümkün olsa bile defter düzeniyle bağdaşmaz.