Belge olmadan kayıt olmaz: fatura, fiş, gider pusulası

Önceki ders kaydın belgeyle doğduğunu söyledi. Şimdi belgenin kendisine bakalım. Vergi Usul Kanunu birkaç ayrı belge türü tanımlar ve bunlar aynı işi yapmaz; yanlış belge, gerçekten yapılmış bir harcamayı gider olmaktan çıkarır.

Belge türleri ve kullanım yerleri

• Fatura. Satıcının düzenlediği, satılan mal veya hizmetin bedelini ve katma değer vergisini ayrı gösteren belgedir (VUK m. 229). İşletmeler arası alışverişin asıl belgesi budur.
• Perakende satış fişi. Nihai tüketiciye yapılan küçük tutarlı satışlarda düzenlenir. Üzerinde alıcıya ait bilgi bulunmadığı için gider yazdırma gücü sınırlıdır.
• Gider pusulası. Belge düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilerden mal veya hizmet alındığında, satan değil alan taraf düzenler. Yani bazı belgeleri sen keseceksin.
• Serbest meslek makbuzu. Serbest meslek erbabının, bedeli tahsil ettiği anda düzenlediği belgedir. Faturanın işlevini görür ama hukuken ayrı bir belgedir.
• Müstahsil makbuzu. Defter tutmayan çiftçiden alınan ürün karşılığında alıcı tarafından düzenlenir.

Faturada ne bulunmak zorunda

Fatura serbest biçimli bir yazı değil, içeriği kanunla belirlenmiş bir belgedir (VUK m. 230). İçinde şunlar bulunur: düzenlenme tarihi ve belge numarası, düzenleyenin adı ve ticaret unvanı, adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası, alıcının aynı bilgileri, malın veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı, bir de malın teslim tarihi ile irsaliye numarası.

Bu liste bir biçim takıntısı değil. Eksik bilgi, belgenin hangi işleme ait olduğunu belirsiz bırakır; belirsiz bir belgenin ne gider yazdırma ne de vergi indirme gücü kalır. En sık eksik kalan alan alıcı bilgisi, ikincisi teslim tarihidir.

Malın yolculuğu ayrı belgeyle

Mal, faturası sonra düzenlenmek üzere sevk edilecekse yanında sevk irsaliyesi gider. İrsaliye bedeli değil hareketi belgeler: hangi mal, hangi tarihte, nereden nereye gitti. Faturası önceden kesilmiş malın taşınmasında da belge bulunmak zorundadır; orada irsaliyeli fatura kullanılır ve tek kâğıt iki işi birden görür.

Yolda belgesiz yakalanan mal, satışın gerçekliğinden bağımsız olarak sorun doğurur. İrsaliyeyi "sonra yazarız" demek, taşıma süresince işletmeyi savunmasız bırakmaktır.

Belgenin kime düzenlendiği

Bir harcamanın gider yazılabilmesi için belgenin işletme adına düzenlenmiş olması gerekir. Eşin ya da bir yakının adına kesilmiş fatura, bedeli sen ödemiş olsan bile senin defterine girmez.

Belge, işlem anında düzenlenir

"Sonra hallederiz" denen fatura çoğu zaman hiç düzenlenmez. Düzenlense bile tarihi geçmiş bir belgenin ait olduğu dönemin kaydına girmesi sorun çıkarır.

Vergi Usul Kanunu m. 219 kayıt zamanını da bağlar: belgeler düzenlendikleri tarihten itibaren on gün içinde defterlere kaydedilir. Kayıtlarını muhasebe fişi gibi imzalı belgelere işleyen işletmelerde bu süre kırk beş güne çıkar. Yani belgenin gecikmesi yalnızca senin düzenini değil, yasal bir süreyi de zorlar.

Saklama ve ibraz

Belgeyi almak yeterli değildir; kanunda belirlenen süre boyunca saklanması ve istendiğinde yetkiliye ibraz edilmesi gerekir (VUK m. 253 ve 256). Saklamak ile ibraz etmek ayrı iki yükümlülük: belgenin bir yerde durduğunu bilmek, istendiğinde bulunup teslim edilebildiği anlamına gelmiyor. Kaybolan belge, kaydı yapılmış olsa dahi denetimde kaydın dayanağını ortadan kaldırır.

Kâğıt belgelerin solması gerçek bir sorundur. Isıyla yazan yazarkasa fişleri bir iki yıl içinde okunamaz hâle gelebiliyor. Alındığı gün fotoğrafını çekip saklamak, sonradan telafisi olmayan bir kaybı önler.

Belgesiz çalışmanın iki kat maliyeti

Belgesi alınmamış bir harcama iki kez kaybettirir ve kaybı bir kez saymak yanıltıcı olur. 10.000 liralık bir alım için fatura alınmadığında önce o 10.000 lira matrahtan düşmez; sonra, faturada yer alacak katma değer vergisi de indirilemez. İkisi birleştiğinde kaybedilen tutar, "fatura istemeyince aldığım indirim"den neredeyse her zaman büyük çıkıyor.

Hesabı yapmanın en kolay yolu tek soru: bu belgeyi almadığım için ne kadar fazla vergi öderim? Cevap, karşı tarafın belgesiz satış için önerdiği indirimden büyükse belgesiz alım pahalı alımdır. Bu karşılaştırmayı kafadan yapmak zor değil ve alışverişin ortasında yapılması gerekiyor, sonradan değil.

Elektronik belge, aynı belge

E-fatura ve e-arşiv fatura, kâğıt faturanın elektronik ortamdaki karşılığıdır. Hukuki hükmü aynı, saklama yükümlülüğü aynı. Değişen tek şey belgenin nasıl iletildiği ve nerede durduğudur. Hangi işletmenin hangisini kullanmak zorunda olduğu her yıl güncellenen hadlere bağlı olduğu için burada rakam verilmiyor.

Elektronik belgede saklama yükümlülüğü ortadan kalkmaz, yer değiştirir. Belge bir portalda görünüyor diye saklanmış sayılmıyor: portal erişimi bir gün kapanabilir, hizmet sağlayıcı değişebilir. Kendi erişimindeki ikinci bir kopya, elektronik belgenin kâğıt dosyadaki karşılığıdır.

Elinde ne olduğunu bilmediğin bir belge varsa belge açıklayıcı ile bakabilirsin. Serbest meslek makbuzu düzenlemen gerekiyorsa makbuz oluşturucu hazır.