Defterikebir ile yardımcı defterin bağı

Defterikebir, yevmiyedeki kayıtları hesap hesap toplar. Bu toplama bir kazanç getirir ve bir kayıp doğurur: hesabın durumu tek bakışta görünür hâle gelir, ama o durumu oluşturan ayrıntı kaybolur.

Kaybolan ayrıntı

120 Alıcılar hesabının defterikebirdeki kalanı 300.000 lira olsun. Bu sayı işletmenin müşterilerinden toplam 300.000 lira alacağı olduğunu söylüyor ve başka hiçbir şey söylemiyor.

Oysa sorulması gereken sorular şunlar: bu tutar kaç müşteriye dağılmış, hangisi ne kadar borçlu, hangi alacak vadesi geçmiş, hangisi tahsili şüpheli hâle gelmiş? Defterikebir bunların hiçbirine cevap vermez.

Aynı sorun stoklarda, satıcılarda, demirbaşlarda ve bankalarda tekrar eder. 153 Ticari Mallar hesabının kalanı deponun değerini verir, hangi malın ne kadar olduğunu vermez.

Yardımcı defter

Ayrıntı, ana hesaba bağlı yardımcı hesaplarda tutulur. Kodlama nokta ile yapılır: 120.01, 120.02, 120.03 gibi. Her kod bir müşteriye karşılık gelir ve kendi hareket dizisini taşır.

Yardımcı hesapların kurulması zorunlu değil, ana hesaplar zorunlu. Ama uygulamada yardımcı hesap olmadan çalışmak mümkün değil: bir müşterinin borcu sorulduğunda cevabı verebilecek tek yer yardımcı defter.

Yardımcı defter türleri çoğu işletmede aynı: cari hesaplar (müşteriler ve satıcılar), stok kartları, demirbaş defteri, banka hesapları ve kasa defteri.

Değişmez eşitlik

İki defter arasındaki bağ tek bir kuralla kurulur: bir ana hesaba bağlı yardımcı hesapların kalanları toplamı, o ana hesabın defterikebirdeki kalanına eşittir.

Bu eşitlik mizandan bağımsız çalışıyor ve bu yüzden ayrı bir denetim katmanı kuruyor. Mizan hesaplar arasındaki dengeyi sınar; yardımcı defter mutabakatı ise tek bir hesabın içindeki doğruluğu sınar.

Bir örnek ayrımı gösteriyor. 120 hesabına yazılması gereken 5.000 liralık bir tahsilat, yanlış müşterinin yardımcı hesabına işlenmiş olsun. Ana hesabın kalanı doğru, mizan dengeli, toplamlar tutuyor. Ama iki müşterinin bakiyesi yanlış ve bu hatayı yalnızca müşterilerle yapılacak mutabakat ortaya çıkarır.

Mutabakatsızlık nerede aranır

Yardımcı defter toplamı ile ana hesap kalanı tutmadığında hata iki yerden birinde olur ve ayrımı yapmak aramayı yarıya indirir.

Hata ana hesapta olabilir: yevmiyeden defterikebire aktarma sırasında bir tutar atlanmış ya da iki kez yazılmış. Elektronik ortamda bu nadir, çünkü aktarma otomatik.

Hata yardımcı hesapta olabilir: kayıt ana hesaba işlenmiş ama yardımcı hesap seçilmemiş ya da yanlış seçilmiş. Elektronik ortamda en sık rastlanan durum bu, çünkü program ana hesabı zorunlu tutarken yardımcı hesabı boş bırakmaya izin verebiliyor.

Pratik yöntem şu: iki toplam arasındaki fark alınır, sonra o tutarda bir hareket aranır. Fark tek bir kaydın tutarına eşitse o kayıt bulunur ve hangi yardımcı hesaba gitmediği görülür.

Cari hesap mutabakatı

Yardımcı defterin dışarıyla sınandığı yer cari hesap mutabakatı. İşletmenin defterinde bir müşterinin borcu ne görünüyorsa, o müşterinin defterinde işletmeye borcu aynı tutarda görünmek zorunda.

Tutmadığında sebepler sınırlı sayıda: bir fatura taraflardan birine ulaşmamış, bir ödeme eksik ya da fazla kaydedilmiş, bir iade yalnızca bir tarafta işlenmiş, ya da aynı belge iki kez girilmiş.

Mutabakat dönem sonunda yapılır ama dönem içinde de yapılabilir ve erken yapıldığında düzeltmesi kolay olur. Yıl sonunda ortaya çıkan bir mutabakatsızlık, bazen aylar öncesine ait bir belgenin aranması anlamına geliyor.

Yardımcı defterin raporlama değeri

Yardımcı defterler yalnızca denetim için değil, karar için de tutulur. Vadesi geçmiş alacakların listesi, en çok borçlu müşteriler, hareket görmeyen stok kalemleri, amortismanı bitmiş ama hâlâ kullanılan demirbaşlar: bunların hepsi yardımcı defterden üretilen raporlar.

Defterikebir dönem sonucunu doğru hesaplamak için yeterli. Yardımcı defter ise işletmenin kendisini görmesi için gerekli ve ikisi arasındaki fark tam olarak bu.

Yardımcı hesap düzeni nasıl kurulur

Kodlama serbest olduğu için düzen baştan kurulmazsa zamanla karışıyor. İşleyen düzenlerin birkaç ortak özelliği var.

Birincisi tutarlılık: aynı müşteri bütün hesaplarda aynı alt kodu taşır. Bir müşteri 120.01 ise, ondan alınan senet 121 hesabında da 121.01 olur. Böylece tek bir müşterinin bütün ilişkisi aynı numarayla izlenebiliyor.

İkincisi boşluk bırakmak: kodlar birbirine yapışık verilmez, araya yer bırakılır. Yeni bir müşteri geldiğinde listenin ortasına eklenebilsin.

Üçüncüsü kodun anlam taşımaması: alt kodun içine bölge, temsilci ya da ürün grubu gibi bilgiler sıkıştırılmaz. O bilgiler değiştiğinde kod değiştirilemiyor, çünkü geçmiş kayıtlar eski koda bağlı kalıyor.

Düzenin bozulduğu en yaygın yer aynı kişinin iki kez açılması. Bir müşteri hem 120.07 hem 120.23 olarak kayıtlıysa, bakiyesi iki yerde bölünmüş durumda ve mutabakat iki kez yapılmak zorunda. Yeni kayıt açmadan önce arama yapmak bu hatanın tamamını önlüyor.