Denetçi defterden ne okur

Bu ders havuzun tepesini kapatıyor ve yönü ters çeviriyor. Buraya kadar defterin nasıl tutulduğu anlatıldı; şimdi tutulmuş bir defterin nasıl okunduğuna bakılıyor.

Denetçi gibi okumak, defteri tutan kişinin de işine geliyor: aynı yerlere önceden bakmak, sorulmadan önce cevaplamak demek.

Bakılan ilk yer: ters kalanlar

Mizanda karakterine uymayan kalan veren her hesap bir soru doğuruyor.

Alacak kalanı veren kasa, kasada olmayan paranın harcandığını söylüyor. Borç kalanı veren satıcılar, fazla ödeme ya da yanlış yöne giden bir kayıt. Alacak kalanı veren bir gider hesabı, açıklanması gereken bir düzeltme.

Bu kontrol dakikalar alıyor ve en çok bulgu üreten tek kontrol. Defteri tutan kişi her ay mizanı bu gözle okuduğunda, denetçinin bulacağı şeylerin büyük kısmı önceden bulunmuş oluyor.

Kapanmamış geçici hesaplar

Bazı hesaplar dönem sonunda sıfırlanmak zorunda ve kalan vermeleri bir eksikliğin işareti.

191 ve 391: dönem sonu katma değer vergisi mahsubu yapılmamış. 197 ve 397: sayım farkları sebebe bağlanmamış. Yedili sınıf: maliyet hesapları aktarılmamış. 690, 691, 692: kapanış kayıtları tamamlanmamış.

Bu beş kontrol bir listeye yazılıp her dönem sonunda geçilebiliyor. Hiçbiri yorum gerektirmiyor: hesap kalan veriyor ya da vermiyor.

Yıllardır duran bakiyeler

Bir hesabın yıllardır aynı tutarda durması, o hesaba hiç bakılmadığını gösteriyor.

Tipik örnekleri sayılı: değişmeyen bir devreden katma değer vergisi (dönem başı aktarması yapılmıyor), yıllardır duran bir verilen avans (karşılığı teslim edilmiş ama mahsup edilmemiş), kapanmamış bir ortaklardan alacak, hiç hareket görmeyen bir stok kalemi, sona ermiş bir teminatın nazım hesap kaydı.

Bu bakiyelerin ortak özelliği gerçekle bağının kopmuş olması. Defter bir durumu gösteriyor, o durum artık yok.

Kasa bakiyesi ve ortak hesapları

Denetçinin en çok durduğu yerlerden biri bu ve sebebi vergisel.

Defterde yüksek görünen ama gerçekte olmayan bir kasa bakiyesi, çoğu zaman belgesiz çekilmiş paranın izi. Ortaklardan alacaklar hesabında biriken tutar da aynı soruyu doğuruyor.

İkisi birlikte okunuyor. Kasa yüksek, ortaklardan alacak büyüyor ve ikisi arasında bir ilişki görünüyorsa, işletme parasının ortak tarafından kullanıldığı ve kayda doğru alınmadığı sonucuna varılıyor.

Bu, örtülü kazanç aktarımı değerlendirmesine ve adat faizi hesabına yol açabiliyor. Dönem sonunda bu iki hesabı açıkça konuşmak, inceleme anında açıklamaktan her zaman ucuz.

Belge ile kayıt arasındaki zincir

Denetçi bir tutardan geriye doğru yürüyor: mizandan hesaba, hesaptan yevmiyeye, yevmiyeden fişe, fişten belgeye.

Zincirin koptuğu yerler belli. Açıklaması "çeşitli ödeme" olan bir kayıt, dayanağı bulunamayan bir tutar, doğrudan bakiye düzeltilmiş bir hesap, yevmiyede karşılığı olmayan bir defterikebir kaydı.

Bu zincir bir biçim meselesi değil, kaydın tamamının dayanağı. Koptuğu yerde o hesabın tamamı dayanaksız hâle geliyor ve denetçi örneklemi genişletiyor.

Mutabakatlar

Dışarıyla yapılan karşılaştırmalar en güçlü kanıtı veriyor ve denetçi onları doğrudan kendisi isteyebiliyor.

Banka bakiyesi hesap özetiyle, müşteri ve satıcı bakiyeleri karşı tarafla, stok fiilî sayımla, demirbaşlar fiziki varlıkla karşılaştırılıyor.

Mutabakatsızlık her zaman hata anlamına gelmiyor: zamanlama farkları olağan. Ama açıklanamayan bir fark bir bulgu ve açıklanabilmesi için defteri tutan kişinin mutabakatı önceden yapmış olması gerekiyor.

Dönemsellik izleri

Son bakılan yer dönem ayrımı ve en çok düzeltme buradan çıkıyor.

Aralık sonunda kesilmiş ama ocakta teslim edilen bir satış. Ocakta gelen ama aralığa ait bir gider faturası. Peşin ödenmiş ama dönemlere bölünmemiş bir yıllık bedel. Tahakkuk ettirilmemiş bir faiz.

Bu izlerin hepsi tarihlere bakılarak bulunuyor: dönem sonuna yakın tarihli kayıtlar ayrıca inceleniyor, çünkü dönem kaydırma en kolay oradan yapılıyor.

Defteri tutan kişinin aynı kontrolü yapması basit: aralığın son ve ocağın ilk haftasındaki kayıtları bir kez daha okumak. Denetçinin ilk bakacağı yer de tam olarak orası.

Ters okumanın değeri

Bu dersin asıl çıkarımı tek bir alışkanlık. Dönem kapanırken defter, onu tutan kişinin değil okuyacak kişinin gözüyle bir kez geçiliyor.

Soru şu: bu defteri hiç tanımayan biri açıp baktığında ne sorar? Sorular öngörülebilir ve listesi yukarıda. Hepsinin cevabı dönem kapanmadan hazırlanabiliyor.

Bu, muhasebenin ilk dersindeki cümlenin tamamlanması: defter üç okuyucu için tutuluyor ve üçüncüsü, yani dışarıdan bakan kişi, en titiz okuyucu.