Bir fatura nasıl okunur

Fatura, ticari hayatta en çok el değiştiren belgedir. Üzerindeki her alan bir işe yarar ve bazı alanlardaki hata, belgeyi gider ya da katma değer vergisi indirimi bakımından kullanılamaz hâle getirir.

Alanlar ve anlamları

• Düzenleyen ve alıcı. Ad veya unvan, adres, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası; gerçek kişilerde T.C. kimlik numarası. Alıcı olarak sen görünmüyorsan o fatura senin giderin değildir.
• Tarih ve numara. Faturanın hangi döneme ait olduğunu tarih belirler. Belge numarası ve elektronik belgelerdeki tekil kimlik (ETTN), aynı faturanın iki kez kaydedilmesini önler.
• Mal veya hizmetin tanımı. Miktar, birim fiyat ve tutar. "Muhtelif" gibi belirsiz bir tanım, harcamanın işle bağını göstermeyi zorlaştırır.
• KDV satırı. Matrah, uygulanan oran ve hesaplanan vergi ayrı ayrı yazılır. Tevkifatlı işlemlerde vergi ikiye bölünür ve bu durum faturada ayrıca belirtilir.
• Ödeme bilgisi. Vade ve ödeme şekli. Faturanın kendisi ödemeyi göstermez; ödeme dekontla belgelenir.

Faturaya benzeyen ama fatura olmayan kâğıtlar

Ticari yazışmada faturaya benzeyen birkaç belge dolaşıyor ve hiçbiri faturanın yerine geçmiyor.

• Proforma fatura. Bir teklif. Fiyatı ve koşulları gösterir, kayda girmez, vergi doğurmaz. Üzerinde "proforma" yazar ve bu kelime belgenin hukuki değerini belirler.
• Sipariş formu ve sözleşme. İşin ne olduğunu belgeler, bedelin tahakkuk ettiğini belgelemez. Kaydı doğuran şey yine fatura.
• Ödeme dekontu. Paranın gittiğini gösterir, neyin karşılığında gittiğini göstermez. Tek başına gider belgesi değil.
• Tahsilat makbuzu. Bedelin alındığını gösterir. Faturası düzenlenmemiş bir tahsilat, yükümlülüğü ortadan kaldırmıyor.

Bu ayrım pratikte şu hatayı önlüyor: proformayla iş bağlandıktan sonra faturanın istenmesi unutuluyor ve ödeme dekontu gider belgesi sanılıyor. Dekont ile sözleşme faturayı desteklemek için işe yarıyor, onun yerini almak için değil.

E-fatura mı, e-arşiv mi

İkisi de elektronik faturadır, fark alıcıdadır. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa belge e-fatura olarak sistem üzerinden iletilir. Kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenlenir ve alıcıya elektronik posta ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırılır. Hangisine tabi olduğunu defter türü ve e-fatura aracı gösterir.

Kayda girmeden önce beş kontrol

• Alıcı bilgileri doğru mu?
• Tarih doğru döneme mi düşüyor?
• Tanım, gerçekten alınan şeyi anlatıyor mu?
• Vergi doğru hesaplanmış mı, tevkifat gerekiyorsa uygulanmış mı?
• Aynı fatura daha önce gelmiş mi?

Hata görüldüğünde belge üzerinde düzeltme yapılmaz. Düzenleyenden iptal ya da iade faturasıyla düzeltmesi istenir.

Hatalı faturayı düzeltmenin yolları

Düzeltmenin yolu, hatanın ne olduğuna ve zamanın ne kadar geçtiğine bağlı.

• İptal. Belge henüz karşı tarafa ulaşmamış veya elektronik sistemde iptal süresi geçmemişse, fatura iptal edilir ve doğrusu düzenlenir. En temiz yol bu ve süresi kısa.
• İade faturası. Mal iade edildiğinde ya da bedel azaldığında, alıcı kendi adına bir fatura düzenler ve işlemi ters yönde belgeler. İki fatura birlikte okunduğunda net durum ortaya çıkar.
• Fark faturası. Bedel eksik faturalanmışsa aradaki fark için ayrı bir fatura düzenlenir. Tutar fazla faturalanmışsa düzeltme iade faturasıyla yapılır.

Hiçbirinde eski belge yok sayılmıyor. Kayıtta her iki belge de duruyor ve düzeltmenin izi görünüyor. Bu bir zahmet gibi görünse de koruma: işlemin geçmişi sonradan kimse tarafından yeniden yazılamıyor.

Faturayı sen keserken

Alıcı tarafında dikkat ettiğin şeyler satıcı tarafında yükümlülüğe dönüşüyor.

Fatura, malın teslimi veya hizmetin ifasından sonra kanunun tanıdığı süre içinde düzenlenir (VUK m. 231). O süre geçtikten sonra düzenlenen belge hiç düzenlenmemiş sayılabilir. Numaralar da sıra takip eder: atlanmış ya da tekrar eden bir numara, denetimde ilk sorulan şeylerden biri.

Gelen faturayı bekletmemek

Çekmecede bekleyen fatura iki süreyi birden tüketiyor: kayıt süresini (VUK m. 219) ve katma değer vergisi indirim hakkının kullanılabileceği süreyi. İkisi de geçtiğinde belge elinde kalır ama işe yaramaz.

Pratikte işleyen alışkanlık şu: fatura geldiği gün kontrol edilir, hata varsa aynı gün düzenleyene bildirilir, doğruysa teslim dosyasına konur. Bir faturanın "sonra bakarım" diye ayrılması, çoğu zaman o faturanın hiç bakılmaması oluyor.

Elindeki bir XML dosyasının içeriğini görmek için e-fatura görüntüleyiciyi, gelen bir belgenin ne olduğunu anlamak için bu belge ne demek aracını kullanabilirsin.