İlk çalışanı almak muhasebede neyi değiştirir

İlk çalışan, işletmenin muhasebesine her ay tekrarlanan yeni bir yük ekler. Bu yükün büyük bölümü meslek mensubunun işidir. Sırası kaçırıldığında ceza doğuran adımlar ise işverenin elinden geçer.

Önce bildirim, sonra iş

Sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışma başlamadan önce Sosyal Güvenlik Kurumuna verilir. "Bir hafta deneyelim, sonra yaparız" diyerek başlatılan çalışma, bildirimsiz çalıştırma sayılır ve idari para cezası doğurur. Kısmi süreli ve kısa süreli çalışmalar da bu kuralın dışında değildir.

İşe girişte çalışanın kimlik bilgilerini, başlama tarihini, ücretini ve çalışma süresini müşavirine başlama gününden önce iletmelisin.

Bordro nedir

Ücret bordrosu, çalışanın bir aylık ücretinin dökümüdür. Brüt ücretten sigorta primi işçi payı, işsizlik sigortası primi, gelir vergisi ve damga vergisi kesilir; kalan tutar net ücrettir. Bordro her ay düzenlenir ve muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin temelini oluşturur.

Bordronun satırları hep aynı sırayla okunur ve her satır bir yere gider:

• Çalışılan gün ve ücret günü. Ayın kaç gününün ücreti hesaplanıyor. Eksik gün varsa sebebi de bildirilir, çünkü sebep prim gününü ve bazı hakları etkiliyor.
• Brüt ücret ve ek ödemeler. Fazla çalışma, prim, ikramiye, yol ve yemek gibi kalemler ayrı satırlarda durur. Ayrı durmaları önemli: bazıları sigorta primine, bazıları vergiye farklı giriyor.
• Kesintiler. Sigorta primi işçi payı, işsizlik sigortası işçi payı, gelir vergisi, damga vergisi. Her biri kendi tabanı üzerinden hesaplanıyor ve tabanlar aynı değil.
• Net ödenecek. Çalışanın hesabına geçecek tutar.
• İşveren payları. Bordronun altında, çalışana ödenmeyen ama işletmenin ödediği primler.

Bordroyu eline aldığında bakacağın yer son iki satır değil: eksik gün ve ek ödeme satırları, sonraki bütün satırların tabanını belirliyor. Hata genellikle orada başlıyor.

Ücret bankadan, puantaj yazılı

Ücretin bankadan ödenmesi belirli ölçütleri aşan işyerlerinde zorunlu, diğerlerinde de pratik olarak gerekli: bordroda yazan tutarın gerçekten ödendiğini gösteren şey banka kaydı. Elden ödenen ücret ispatsız kalıyor ve ispat yükü işverende.

Puantaj, hangi çalışanın ayda kaç gün ve kaç saat çalıştığının kaydı. Küçük işletmelerde akılda tutuluyor, sonra ay sonunda tahmin ediliyor. Fazla çalışma ve izin tartışmalarının neredeyse tamamı bu kaydın tutulmamasından doğuyor. Basit bir tablo yeterli, ama yazılı olmak zorunda.

Sözleşme yazılı olduğunda ikisi de korunuyor

İş sözleşmesi sözlü de kurulabiliyor, ama belirli süreyi aşan sözleşmelerin yazılı yapılması gerekiyor ve yazılı olmayan her durumda ispat yükü işverene düşüyor. Ücretin ne olduğu, çalışma süresinin ne kadar olduğu, görevin ne olduğu tartışmaya düştüğünde yazılı metin olmayan tarafta duran kişi kaybediyor.

Sözleşmede dört şeyin açıkça yazılması sonradan çıkan sorunların çoğunu kesiyor: ücret ve ödeme günü, haftalık çalışma süresi ve günleri, görev tanımı, deneme süresi varsa süresi. Bunların yanına işyerinde geçerli olan izin ve fazla çalışma düzeni de yazılabiliyor.

Yazılı sözleşme bir güvensizlik işareti değil. Tersine: iki tarafın da aynı şeyi anladığını gösteren tek belge o ve çalışan açısından da koruma sağlıyor.

Net, brüt ve işveren maliyeti

Çalışanla genellikle net ücret konuşulur. İşletmeye maliyet ise üç katmanlıdır:

• Net ücret. Çalışanın hesabına geçen tutar.
• Brüt ücret. Net ücretle birlikte, çalışan adına kesilen vergi ve primleri içeren tutar.
• İşveren maliyeti. Brüt ücrete işveren sigorta primi ve işsizlik sigortası işveren payı eklenmiş hâli.

Bir çalışanı bütçelerken net ücretle hesap yapmak maliyeti olduğundan düşük gösterir. Gerçek tutarı çalışan maliyeti aracıyla görebilirsin.

Her ay tekrar eden işler

Ücret, bordrodaki gün ve tutarla zamanında ödenmelidir. Ödemenin bankadan yapılması, kayıtla bordronun uyuşmasını kolaylaştırır.

Çalışan izne çıktığında, ücreti değiştiğinde ya da işten ayrıldığında müşavirine aynı gün haber ver. Bunların her biri ayrı bir bildirime dönüşür.

Ayrılış, girişten daha karmaşık

İşe giriş tek bildirimle başlıyor, ayrılış birkaç işi birden getiriyor: işten çıkış bildirgesi, son ay bordrosunda kalan izin ve kıdem hesabı, varsa ihbar süresi, bir de çıkış sebebinin doğru kodla bildirilmesi.

Çıkış sebebi burada teknik bir ayrıntı gibi görünüp sonradan büyüyen bir kalem. Çalışanın işsizlik ödeneğine hak kazanıp kazanmaması ve işverenin bazı yükümlülükleri bu koda bağlı. Yanlış kodla yapılan bildirim sonradan düzeltilebiliyor, ama düzeltme başka bir dosya açıyor.

Pratik kural şu: ayrılış konuşulmaya başladığı anda müşavirine haber verilir, ayrılış gerçekleştikten sonra değil. Hangi yolun hangi sonucu doğurduğunu önceden bilmek, iki taraf için de daha ucuz.