Kasa hesabı ve sayım farkları

Kasa hesabı, işletmenin elindeki nakit parayı izler. Hesap planının en başındaki hesap olması tesadüf değil: paraya dönüşme hızına göre sıralanan aktifte en hızlı kalem nakdin kendisidir.

Hesabın çalışması

Kasa aktif karakterli bir hesaptır. Nakit girişinde borçlanır, çıkışında alacaklanır ve borç kalanı verir. Kalan, o anda kasada bulunması gereken tutarı gösterir.

Burada bir sınır var ve sınav da uygulama da bunu sorar: kasa hesabı alacak kalanı veremez. Kasada olmayan para harcanamayacağı için çıkışların girişleri aşması fiilen mümkün değildir. Alacak kalanı veren bir kasa hesabı bir hatanın işaretidir ve sebepleri sınırlı sayıdadır.

• Bir tahsilat hiç kaydedilmemiştir.
• Bir ödeme iki kez kaydedilmiştir.
• Bankadan yapılan bir ödeme yanlışlıkla kasadan çıkmış gibi yazılmıştır.
• Ortağın işletmeden çektiği tutar gider olarak kaydedilmiştir.

Son madde en yaygın olanı. İşletme hesabından kişisel harcama yapıldığında, kayıt doğru yapılmazsa para kasadan çıkmış görünür ve kasa eksiye düşer.

Yüksek kasa bakiyesi de bir işaret

Ters yönü de sorun. Defterde yüksek bir kasa kalanı görünüp gerçekte o para yoksa, aradaki tutar çoğu zaman belgesiz çekilmiş paranın izidir.

Bu durum iki yönden sorgulanıyor. Birincisi gerçeklik: kayıt fiilî duruma uymuyor. İkincisi vergisel: işletme parasının ortak tarafından kullanılması, kayda alınmadığında örtülü bir kazanç aktarımı olarak değerlendirilebiliyor.

Pratikte kasa kalanı, işletmenin ölçüsüne göre makul bir aralıkta kalmak zorunda. Ciddi tutarlar bankada durur, kasa günlük ihtiyacı karşılar.

Sayım farkları

Dönem sonunda kasa fiilen sayılır ve sayım sonucu defterdeki kalanla karşılaştırılır. Üç sonuç çıkabilir.

Sayım kalanla aynıysa yapılacak bir şey yoktur.

Sayım kalandan azsa kasa noksanı doğar. Eksik tutar, sorumlusu bulunana kadar bir alacak gibi izlenir:

Borçlu

• 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları: 500

Alacaklı

• 100 Kasa: 500

Sayım kalandan fazlaysa kasa fazlası doğar ve bu kez bir yükümlülük gibi izlenir:

Borçlu

• 100 Kasa: 500

Alacaklı

• 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları: 500

İki hesap da geçici: fark giderilene kadar bekleyen tutarı tutuyorlar.

Farkın kapanması

197 ve 397 hesapları dönem sonunda kapanmak zorunda. Sebebi bulunduğunda kapanış sebebe göre yapılır.

Noksanın sebebi bir kaydın atlanmış olmasıysa eksik kayıt yapılır ve 197 kapanır. Sorumlu bir personel varsa tutar ondan alacak olarak izlenir. Sebep bulunamazsa gider yazılır: 689 Diğer Olağandışı Gider ve Zararlar hesabı borçlanır, 197 alacaklanır.

Fazlanın sebebi bulunamazsa gelir yazılır: 397 borçlanır, 679 Diğer Olağandışı Gelir ve Kârlar alacaklanır.

Bu hesapların bilançoda durmaya devam etmesi, dönem sonu işlemlerinin tamamlanmadığını gösteriyor. Kesin mizanda bakılacak kontrollerden biri 197 ile 397 hesaplarının sıfırlanmış olması.

Kasa defteri ve günlük kontrol

Kasa, yardımcı defterinin günlük tutulduğu tek hesap. Her günün sonunda giriş, çıkış ve kalan yazılır; kalan fiilen sayılan parayla karşılaştırılır.

Bu günlük alışkanlığın değeri hatanın yaşını kısaltmak. Bir günlük farkın sebebi o gün hatırlanıyor; üç ay sonra ortaya çıkan aynı fark, doksan günün kayıtları içinde aranıyor.

Nakit yoğun çalışan işletmelerde kasa farkı kaçınılmaz olarak oluşuyor. Sorun farkın oluşması değil, kaydedilmeden bırakılması: kaydedilmeyen fark sonraki dönemin başlangıç kalanını da yanlış yapıyor ve hata birikerek büyüyor.

Kasa ile banka arasındaki hareketler

Kasa ve banka arasında para taşınması, iki aktif hesap arasında yer değiştirmedir. Bilanço toplamı değişmez, yalnızca paranın durduğu yer değişir.

Bankadan kasaya nakit çekildiğinde kasa borçlanır, banka alacaklanır. Kasadaki para bankaya yatırıldığında tersi olur. Para hareketi gerçek olduğu için fiş düzenlenir; çekme işleminde tahsil, yatırma işleminde tediye fişi kullanılır.

Burada bir ara durum var ve ayrı bir hesap gerektiriyor: para bir hesaptan çıkmış ama diğerine henüz girmemişse, arada kalan tutar 108 Diğer Hazır Değerler grubunda ya da yoldaki paralar için açılan bir hesapta izlenir. Farklı bankalar arasındaki havalelerde ve gün sonu kapanışlarında bu durum oluşuyor.

Ara hesap kullanılmadığında dönem sonunda iki hesabın da kalanı yanlış çıkıyor: biri parayı çıkmış, diğeri girmemiş gösteriyor ve toplam eksiliyor.

Nakit yönetimi kaydın dışında

Kasa hesabı bir kayıt aracı, bir yönetim aracı değil. İşletmenin ne kadar nakit tutacağı, ne kadarını bankada bırakacağı ve hangi ödemeyi hangi kaynaktan yapacağı kaydın değil planın konusu.

Buna karşılık kayıt, planın girdisini üretiyor. Kasa ve banka hesaplarının hareket dökümü, nakit akışının geçmiş tarafını gösteren tek güvenilir kaynak. Gelecek tarafı tahminle kurulur, ama tahminin başlangıç noktası defterdeki gerçek hareket oluyor.