Bankalar hesabı, mutabakat ve kredi kartı alacakları

Bankalar hesabı, işletmenin banka hesaplarındaki mevduatı izler. Kasa gibi aktif karakterlidir ve borç kalanı verir. Kasadan ayrıldığı yer, karşı tarafta ikinci bir kayıt tutulması: banka da aynı hareketleri kendi defterinde tutuyor ve iki kaydın karşılaştırılması ayrı bir denetim imkânı doğuruyor.

Yardımcı hesap düzeni

Birden fazla banka hesabı varsa her biri ayrı yardımcı hesapta izlenir. Ayrımın ölçüsü yalnızca banka değil, hesabın türü de: vadesiz mevduat, vadeli mevduat ve yabancı para hesapları ayrı izlenir.

Bunun sebebi değerleme. Yabancı para hesabı dönem sonunda kurla yeniden değerlenir, vadeli mevduatın işlemiş faizi tahakkuk ettirilir. Hepsi tek yardımcı hesapta toplanmışsa dönem sonunda hangisine ne yapılacağı ayrılamıyor.

Mutabakat

Defterdeki banka kalanı ile bankanın gönderdiği hesap özetindeki bakiye karşılaştırılır. İkisinin aynı olması beklenir ama farklı olması da normaldir; önemli olan farkın açıklanabilir olması.

Farkın tipik sebepleri sayılı.

• Banka masrafları ve faiz. Banka kesmiş, işletme henüz kaydetmemiştir. Hesap özetinde var, defterde yok.
• Yolda olan çek. İşletme ödeme için çek vermiş ve kaydetmiştir, çek henüz bankaya ibraz edilmemiştir. Defterde var, hesap özetinde yok.
• Yolda olan tahsilat. Müşteri havale yapmış, işletme henüz görmemiştir. Hesap özetinde var, defterde yok.
• Kayıt hatası. İki taraftan birinde tutar ya da yön yanlış girilmiştir.

İlk üçü zamanlama farkı ve kendiliğinden kapanır. Dördüncüsü gerçek hata ve düzeltme gerektirir. Mutabakatın işi bu ikisini birbirinden ayırmak.

Mutabakat nasıl yapılır

Yöntem iki yönlü karşılaştırma. Hesap özetindeki her hareket defterde aranır, defterdeki her hareket hesap özetinde aranır. Bulunanlar işaretlenir, bulunmayanlar listeye yazılır.

Liste tamamlandığında her satır bir sebebe bağlanır. Sebebi bulunamayan bir satır kalırsa mutabakat bitmemiş sayılır: o satır ya bir kayıt hatası ya bankadan sorulacak bir işlem.

Banka masrafları ve faizler mutabakat sırasında kaydedilir. Masraf için 653 Komisyon Giderleri gibi bir gider hesabı borçlanır, banka alacaklanır; lehte faiz için banka borçlanır, 642 Faiz Gelirleri alacaklanır.

Kredi kartıyla satış

Kredi kartıyla yapılan satış peşin satış değil. Müşteri ödemeyi yapmış olsa da para işletmeye hemen girmiyor; banka tutarı belirli bir süre sonra, komisyonunu keserek gönderiyor.

Bu yüzden satış anında banka hesabı değil, bir alacak hesabı borçlanır: 108 Diğer Hazır Değerler grubundaki kredi kartı alacakları ya da işletmenin kurduğu yardımcı hesap. Tahsilat geldiğinde bu alacak kapanır ve kesilen komisyon gider yazılır.

Taksitli satışta alacak vadelere dağılır ve bir yılı aşan kısım duran varlık tarafına geçer. Vade farkı ve komisyon ise finansman gideri niteliğinde: satışın kârını azaltıyor ve bu azalma satış fiyatı belirlenirken hesaba katılmazsa kâr olduğundan yüksek görünüyor.

Kredi kullanımı banka hesabını büyütür, geliri büyütmez

Kullanılan kredi banka hesabına para sokar. Karşılığında bir borç doğar: kısa vadeliyse 300 Banka Kredileri, uzun vadeliyse 400 Banka Kredileri hesabı alacaklanır.

Geri ödemede ayrım önemli. Taksitin anapara kısmı borcu azaltır, faiz kısmı gider yazılır. İkisi ayrılmadan tek kalemde gider yazıldığında hem gider olduğundan yüksek çıkar hem borç defterde durmaya devam eder.

Uzun vadeli kredinin bir yıl içinde ödenecek taksitleri, dönem sonunda kısa vadeli borçlar sınıfına aktarılır. Bu aktarma yapılmadığında bilançonun likidite okuması yanlış oluyor: bir yıl içinde ödenecek bir borç uzun vadeli görünüyor.

Yabancı para hesabı ve kur farkı

Yabancı para cinsinden banka hesabı iki tutarı birden taşır: döviz miktarı ve o miktarın Türk lirası karşılığı. Kayıt lirayla tutulur, ama hangi kurla girildiği izlenmek zorunda.

Dönem içinde her hareket, işlem tarihindeki kurla kaydedilir. Dönem sonunda hesap, dönem sonu kuruyla yeniden değerlenir ve aradaki fark kur farkı olarak sonuç hesaplarına gider: lehte fark 646 Kambiyo Kârları, aleyhte fark 656 Kambiyo Zararları hesabına yazılır.

Bu değerleme ihtiyari değil, vergi mevzuatı gereği. Atlanması hem dönem sonucunu hem bilançodaki varlık tutarını yanlış bırakıyor ve hata her dönem birikiyor.

Aynı işlem yabancı para cinsinden alacak ve borçlar için de yapılıyor. Dolayısıyla kur hareketi, nakit hiç el değiştirmeden dönem kârını değiştirebiliyor.

Hesap özetinin kendisi belge değil

Banka hesap özeti bir mutabakat aracı, bir muhasebe belgesi değil. Bir ödemenin gider yazılabilmesi için dekont yetmiyor: harcamanın neyin karşılığı olduğunu gösteren fatura ya da ilgili belge gerekiyor.

Bu ayrım pratikte şöyle görünüyor: hesap özetinde bir ödeme var, karşılığında belge yok. Tutar bir yere yazılmak zorunda ve belgesi bulunamadığı sürece gider yazılamıyor. Bu tür tutarlar genellikle geçici bir hesapta bekletiliyor ve belgesi geldiğinde yerine aktarılıyor.

Belgesi hiç gelmeyen ödemeler dönem sonunda sorun oluyor. Mutabakatın erken yapılmasının bir faydası da bu: eksik belge, ödeme hatırlanırken aranıyor.