Kayıt sorusu nasıl çözülür

Kayıt soruları uzun bir metinle gelir, ancak çoğunun içinde tek bir mali işlem vardır. Yöntem, metni o işleme indirgemek ve gerisini sırayla yapmaktır.

Beş adım

• İşlemi tek cümleyle ifade et. "Mal vadeli satıldı", "kira peşin ödendi". Metindeki tarihler, unvanlar ve gereksiz ayrıntılar bu cümleye girmez.
• Etkilenen hesapları bul. Ne arttı, ne azaldı? Para mı çıktı, bir borç mu doğdu, bir gelir mi oluştu?
• Her hesabın yönünü belirle. Varlık artışı borç, kaynak artışı alacak; gelir alacak, gider borç.
• Tutarları yaz. Katma değer vergisi varsa ayrı satıra; vergi hariç tutar satış veya maliyet hesabına.
• Sağlamasını yap. Borç toplamı alacak toplamına eşit mi?

Örnek

"İşletme, maliyeti 8.000 TL olan ticari malı 12.000 TL bedel ve 2.400 TL katma değer vergisiyle vadeli satmıştır. İşletme sürekli envanter yöntemini kullanmaktadır."

Burada iki işlem vardır: satışın kaydı ve satılan malın maliyetinin kaydı.

Satış kaydı:

Borçlu

• 120 Alıcılar: 14.400

Alacaklı

• 600 Yurt İçi Satışlar: 12.000
• 391 Hesaplanan KDV: 2.400

Maliyet kaydı, sürekli envanter yönteminde her satışta yapılır:

Borçlu

• 621 Satılan Ticari Mallar Maliyeti: 8.000

Alacaklı

• 153 Ticari Mallar: 8.000

Şıklardaki tipik tuzaklar

• Satış hesabına vergi dâhil tutarın yazılması.
• Hesapların doğru, yönlerin ters olması. Borç ile alacağın yer değiştirmesi.
• Benzer adlı hesapların karıştırılması: 191 ile 391, 120 ile 320, 153 ile 621.
• Düzenleyici hesabın yönünün unutulması. Birikmiş amortisman ve karşılık hesapları alacak tarafında artar.

Şıklar okunmadan önce kaydın kendisi yazılmalıdır. Önce şıklara bakmak, yanlış ama makul görünen bir seçeneğe yönlendirir.

Tutarın veriliş biçimi

Soru tutarı üç ayrı biçimde verebilir ve hangisi olduğu kaydın tamamını değiştirir.

• Vergi hariç tutar. "12.000 TL bedel ve 2.400 TL KDV" gibi. İki tutar ayrı verilmiştir, doğrudan kullanılır.
• Vergi dâhil tutar. "KDV dâhil 14.400 TL" gibi. Önce ayrıştırma yapılır: dâhil tutar, bir artı oran katsayısına bölünerek matrah bulunur, fark vergidir.
• Oranla verilen tutar. Bedel ve oran verilir, vergi hesaplanır.

En sık yapılan hata ikinci biçimde, dâhil tutarın doğrudan satış hesabına yazılması. Soruda "dâhil" kelimesi geçtiğinde ilk iş o kelimeyi işaretlemek.

Aralıklı envanterde maliyet

Örnekteki ikinci kayıt sürekli envanter yöntemine aitti. Aralıklı envanterde satış anında maliyet kaydı yapılmaz; alışlar 153 hesabına değil 621 hesabına da gitmez, dönem içinde ayrı izlenir ve maliyet dönem sonunda bulunur.

Dönem sonunda satılan malın maliyeti şu hesapla çıkar: dönem başı stok artı dönem içi alışlar eksi dönem sonu stok. Bulunan tutar tek bir kayıtla maliyete aktarılır.

Borçlu

• 621 Satılan Ticari Mallar Maliyeti: bulunan maliyet

Alacaklı

• 153 Ticari Mallar: bulunan maliyet

İki yöntem arasındaki fark sınavda sıkça ölçülür, çünkü aynı işlemde farklı sayıda kayıt doğuruyorlar. Soruda yöntem belirtilmemişse, satış anında maliyet kaydı istenip istenmediği metinden anlaşılır.

Birkaç işlem içeren sorular

Bazı sorular tek metinde iki üç işlem birleştirir: mal alınır, bir kısmı iade edilir, kalanı satılır. Burada yöntem aynı kalır, yalnızca sırayla uygulanır.

Pratik kural: her işlem için ayrı bir madde yazılır, sonra soru hangisini istiyorsa o seçilir. Birleştirilmiş tek bir madde yazmaya çalışmak, şıklarla karşılaştırmayı zorlaştırıyor ve ara tutarları kaybettiriyor.

İade söz konusuysa iadenin yönü ayrıca kontrol edilir: alıştan iadede satıcıya olan borç azalır ve indirilecek vergi geri döner, satıştan iadede alıcıdan olan alacak azalır ve hesaplanan vergi düzeltilir.

Kaydı yazdıktan sonraki son kontrol

Beşinci adım olan sağlama, yalnızca toplamların eşitliğine bakmakla bitmiyor. Üç kontrol daha saniyeler alıyor ve en sık yapılan hataları yakalıyor.

Birincisi yön kontrolü: her satırdaki hesabın karakteri ile yazıldığı taraf uyuşuyor mu? Aktif karakterli bir hesap artıyorsa borçta, pasif karakterli bir hesap artıyorsa alacakta olmalı.

İkincisi hesap kodu kontrolü: benzer kodlar karışmış mı? 191 ile 391, 120 ile 320, 153 ile 621 arasındaki karışıklıklar toplamları bozmadığı için sağlamadan geçiyor.

Üçüncüsü soru kontrolü: soru gerçekten bu kaydı mı istiyor? Bazı sorular işlemi anlatıp dönem sonu kaydını, bazıları ertesi dönemin açılış kaydını istiyor. Doğru yazılmış ama istenmemiş bir kayıt da yanlış cevap.