Kesin mizan ve kapanış bilançosu

Dönem sonu bir dizi işlemle kapanıyor ve bu dizinin ortasında kesin mizan duruyor. Ondan önce envanter işlemleri, ondan sonra tablolar var.

Sıra

Dönem sonu işlemleri belirli bir sırayla yürüyor ve sıranın bozulması sonucu değiştiriyor.

1. Genel geçici mizan. Dönem içindeki kayıtların son hâli. Envanter işlemleri bu mizan üzerinden planlanıyor.
2. Envanter işlemleri. Sayım, değerleme, amortisman, karşılıklar, dönem ayrımı, reeskont, kur değerlemesi.
3. Kesin mizan. Envanter işlemleri kaydedildikten sonra düzenlenen mizan.
4. Gelir tablosu ve bilanço. Kesin mizandan üretiliyorlar.
5. Kapanış kayıtları. Hesapların kapatılması.

Geçici mizanla kesin mizan arasındaki fark, ikinci adımın tamamı. İki mizanı yan yana koymak dönem sonunda neyin düzeltildiğini satır satır gösteriyor ve bu karşılaştırma bir kontrol aracı: beklenmeyen bir fark, yanlış bir envanter kaydını işaret ediyor.

Kesin mizanda yapılan kontroller

Kesin mizan tabloların kaynağı olduğu için üzerinde birkaç kontrol yapılıyor ve her biri belirli bir hesabın beklenen durumunu sınıyor.

• 191 ve 391 sıfırlanmış mı? Dönem sonu katma değer vergisi mahsubu yapılmışsa iki hesap da kapanmış olur.
• 197 ve 397 sıfırlanmış mı? Sayım farkları sebebine bağlanmışsa bu hesaplar kalmaz.
• Yedili sınıf tamamen kapanmış mı? Maliyet hesapları gelir tablosu hesaplarına aktarılmışsa kalan vermezler.
• Her hesap karakterine uygun kalan mı veriyor? Ters kalan veren hesap bir hatayı gösterir.
• Yardımcı defter toplamları ana hesaplara eşit mi?
• Nazım hesap çiftleri birbirini dengeliyor mu?

Bu kontroller yapılmadan kurulan tablolar, mizan denk çıksa bile yanlış olabiliyor.

Tabloların kurulması

Kesin mizandaki hesaplar sınıflarına göre iki tabloya dağılıyor.

Birinci sınıftan beşinci sınıfa kadar olan hesaplar bilançoya gidiyor: birinci ve ikinci sınıf aktife, üçüncü dördüncü ve beşinci sınıf pasife.

Altıncı sınıf hesapları gelir tablosuna gidiyor ve basamaklar hâlinde sıralanıyor.

Yedinci sınıf kapanmış durumda, dokuzuncu sınıf ise hiçbir tabloya girmiyor.

Dağıtım mekanik görünse de iki yerde karar gerektiriyor. Birincisi vade ayrımı: bir yıl içinde paraya dönecek ya da ödenecek kalemlerin doğru sınıfta olması. İkincisi düzenleyici hesaplar: ait oldukları kalemin altında, eksi işaretiyle gösterilmeleri.

Kapanış bilançosu ile açılış bilançosu

Kapanış bilançosu, dönemin son günü itibarıyla düzenlenen bilanço. Yeni dönemin açılış bilançosu ise onun birebir aynısı.

İkisi arasında hiçbir fark bulunmaz ve bulunmaması gerekir: aralarına bir işlem giremez, çünkü aralarında zaman geçmez. Biri 31 Aralık gecesi, diğeri 1 Ocak sabahı.

Bu yüzden yeni dönemin ilk mizanı, geçen dönemin kesin mizanının bilanço hesaplarıyla aynı olmak zorunda. Tutmazlık devir işleminde bir eksikliği gösteriyor.

Tabloların onaylanması ve saklanması

Düzenlenen tablolar yalnızca bir hesaplama çıktısı değil; beyan ve raporlamanın dayanağı. Bu yüzden envanter defterine kaydedilmeleri ve defterlerle birlikte saklanmaları gerekiyor.

Bilanço esasında dönem sonunda envanter defterine, sayılan ve değerlenen varlıklarla birlikte bilanço da yazılıyor. Elektronik ortamda bu iş e-defter beratıyla birlikte yürüyor.

Tabloların sonradan düzeltilmesi mümkün ama izi kalıyor: düzeltme bir kayıtla yapılıyor ve o kayıt da deftere giriyor. Sessiz bir düzeltme, defter düzeniyle bağdaşmıyor.

Envanter işlemlerinin listesi

Geçici mizandan kesin mizana geçişi sağlayan işlemler sayılı ve hiçbirinin atlanmaması gerekiyor. Dönem sonu kontrol listesi pratikte şu başlıklardan oluşuyor.

• Sayım. Kasa, stok, demirbaş fiilen sayılır ve farklar kayda alınır.
• Değerleme. Her varlık ve borç, mevzuatın öngördüğü ölçüyle değerlenir.
• Amortisman ve itfa. Duran varlıkların dönem payı ayrılır.
• Karşılıklar. Şüpheli alacak, kıdem tazminatı, dava, garanti karşılıkları gözden geçirilir.
• Dönem ayrımı. Peşin ödenen ve tahsil edilen tutarlar ile tahakkuklar ayrılır.
• Reeskont. Vadesi gelmemiş senetler bugünkü değerine indirgenir.
• Kur değerlemesi. Yabancı para varlık ve borçlar dönem sonu kuruyla değerlenir.
• Vade ayrımı. Kısa ve uzun vadeli sınıflama güncellenir.
• Katma değer vergisi mahsubu. Dönem sonu mahsup kaydı yapılır.

Dokuzunun hepsi her işletmeye düşmüyor; yabancı parası olmayan bir işletmede kur değerlemesi yok. Ama listeden geçmek gerekiyor, çünkü atlanan bir kalem ancak sonraki dönemde fark ediliyor.

Geçici mizan ile karşılaştırma bir kontroldür

İki mizanı yan yana koymanın değeri sadece kayıt tutmak değil. Her farkın bir envanter işlemine karşılık gelmesi gerekiyor ve karşılığı olmayan bir fark bir hatayı gösteriyor.

Tersi de doğru: bir envanter işlemi yapıldı ama iki mizan arasında karşılığı görünmüyorsa, kayıt eksik ya da yanlış hesaba yazılmış demektir.

Bu karşılaştırma dakikalar alıyor ve kapanışın en ucuz kontrolü. Yapılmadığında eksik bir envanter kaydı tablolara kadar ilerliyor ve orada fark edilmesi çok daha zor oluyor.