Muhasebe fişleri: tahsil, tediye, mahsup

Kayıt, belgeden doğrudan deftere geçmez. Araya bir adım girer: muhasebe fişi. Fiş, belgeye bakılarak hangi hesabın borçlanıp hangisinin alacaklanacağının yazıldığı, imzalanan ve belgeyle birlikte saklanan iç belgedir.

Fiş neden var

Fişin üç işlevi var ve hiçbiri biçimsel değil.

Birincisi karar ile kaydın ayrılması. Belgeye bakıp hesapları belirleyen kişi ile fişi deftere işleyen kişi farklı olabilir. Fiş bu iki işi ayırır ve her adımın kimde olduğunu gösterir.

İkincisi denetim izi. Yevmiyedeki bir maddenin dayanağı aranırken fişe, fişten belgeye ulaşılır. Zincir böylece belgeye kadar kesintisiz uzanır.

Üçüncüsü hata yakalama. Fiş üzerinde kayıt bir kez yazılıp kontrol edilir, sonra deftere geçer. Doğrudan deftere yazılan bir kaydın düzeltilmesi ise ters kayıt gerektirir.

Üç tür

Fişin türünü işlemdeki nakit hareketi belirler.

• Tahsil fişi. İşletmeye nakit ya da nakit benzeri değer girdiğinde düzenlenir. Kasa veya banka hesabı borçlanır. Müşteriden tahsilat, peşin satış, kredi kullanımı bu fişle kaydedilir.
• Tediye fişi. İşletmeden değer çıktığında düzenlenir. Kasa veya banka hesabı alacaklanır. Satıcıya ödeme, gider ödemesi, vergi ödemesi buraya girer.
• Mahsup fişi. Nakit hareketi bulunmayan işlemler için düzenlenir. Vadeli alış ve satış, amortisman kaydı, dönem sonu düzeltmeleri, hesaplar arası aktarmalar bu fişle yapılır.

Ayrım tek soruyla yapılır: bu işlemde kasa veya banka hesabı yer alıyor mu, alıyorsa hangi tarafta? Cevap fişin türünü doğrudan veriyor.

Bir belgeden fişe

Sıra her belgede aynı işler. Elde bir satıcı faturası olduğunu varsayalım: 10.000 lira mal bedeli, 2.000 lira katma değer vergisi, ödeme vadeli.

Önce belge okunur ve işlem tek cümleye indirilir: mal vadeli alındı. Sonra nakit hareketi sorulur; yok, demek ki mahsup fişi. Ardından hesaplar ve yönleri belirlenir.

Borçlu

• 153 Ticari Mallar: 10.000
• 191 İndirilecek KDV: 2.000

Alacaklı

• 320 Satıcılar: 12.000

Fişin üstüne tarih, fiş numarası ve belgenin tarih ile numarası yazılır. Altına düzenleyenin ve kontrol edenin imzası gelir. Fiş numarası sıra takip eder ve atlanan bir numara denetimde sorulur.

Aynı fatura peşin ödenmiş olsaydı nakit çıkışı bulunacağı için tediye fişi düzenlenir, alacaklı hesap 320 yerine 102 olurdu.

Fiş ile yevmiye maddesi arasındaki fark

İkisi aynı bilgiyi taşır ama aynı şey değildir. Fiş bir iç belgedir ve yasal defter sayılmaz; yevmiye defteri yasal defterdir. Fişin kaybolması kaydı ortadan kaldırmaz, ama kaydın dayanağını zayıflatır.

Bu yüzden fişler belgeleriyle birlikte, tarih ve numara sırasına göre saklanır. Uygulamada fiş ile belgenin aynı dosyada durması standart bir düzen: bir yevmiye maddesinden yola çıkıp bir dakikada belgeye ulaşılabiliyorsa dosyalama doğru kurulmuş demektir.

Elektronik ortamda fiş

Muhasebe programlarında fiş hâlâ var, biçimi değişmiş durumda. Program kaydı fiş ekranında alır, numarayı kendisi verir ve yevmiyeye aktarmayı otomatik yapar. Üç tür ayrımı da genellikle korunur.

Değişen şey imza ve kontrol adımı. Kâğıt fişte iki imza zorunlu bir duraktı; ekranda bu durak kolayca atlanıyor ve kayıt kontrol edilmeden deftere düşüyor. Programın hızı burada bir risk oluşturuyor: fişin asıl işi kaydı yazmak değil, yazılan kaydı bir kez durup okumaktı.

Fişte bulunması gerekenler

Fişin içeriği biçimsel bir liste değil, her satırı bir soruya cevap veriyor.

• Tarih ve fiş numarası. Kaydın hangi güne ait olduğu ve sırası.
• Hesap kodları ve adları. Yalnızca kod yazmak yetmez; ad, kodun yanlış yazıldığı durumda hatayı görünür kılar.
• Borç ve alacak tutarları. Ayrı kolonlarda, toplamları altta.
• Açıklama. Hangi işlem, hangi belgeyle, kiminle. Üçü varsa kayıt yıllar sonra da okunabilir.
• Dayanak belgenin tarih ve numarası. Zinciri belgeye bağlayan satır.
• Düzenleyen ve kontrol edenin imzası.

En sık eksik bırakılan alan açıklama. "Çeşitli ödeme" ya da "virman" gibi bir ifade, hiç açıklama yazmamakla aynı sonucu veriyor: aylar sonra bakıldığında hangi işlemin kaydı olduğu anlaşılamıyor.

Fiş sayısı ve toplu kayıt

Her belge için ayrı fiş düzenlemek kural değil, ama karıştırmamanın en güvenli yolu. Aynı türden çok sayıda küçük işlem, örneğin bir günün perakende satışları, tek bir fişte toplanabiliyor.

Toplu kayıt yapılırken iki şeye dikkat ediliyor. Birincisi dayanak: fişin arkasında toplanan belgelerin dökümü bulunmak zorunda, yoksa tek bir tutar hangi satışlardan oluştuğunu söylemez. İkincisi dönem: aynı fişte farklı tarihlere ait belgeler toplanmaz, çünkü kayıt tarihi belgenin tarihinden kopuyor.

Toplu kaydın sınırı pratikte şu soruyla bulunuyor: bu fişten geriye doğru yürüyüp tek bir satışın belgesine ulaşabilir miyim? Cevap hayırsa toplama fazla gitmiş demektir.