Müşavirinle neyi nasıl konuşursun

Meslek mensubuyla kurulan ilişkinin verimini belirleyen şey ücret değil, zamanlama ve hazırlıktır. Aynı soru doğru zamanda sorulduğunda ucuz, yanlış zamanda sorulduğunda pahalıdır.

Karardan önce sorulacaklar

Bazı adımlar atıldıktan sonra geri alınamaz ya da pahalı biçimde geri alınır:

1. Şirket türü seçimi ve kuruluş
2. Yeni bir faaliyet alanına girmek
3. Ortak almak, pay devretmek
4. Yurt dışına satış yapmaya başlamak
5. Araç ve taşınmaz gibi büyük alımlar

Bunların hepsi yapılmadan önce konuşulur. Yapıldıktan sonra konuşulan karar artık danışma değil, hasar tespitidir.

Görüşmeye ne götürülür

Müşavirin elinde olmayan bilgi, verebileceği cevabın sınırını belirler. Şunlar hazır olduğunda görüşme tek seferde biter: güncel gelir ve gider durumu, bekleyen tahsilat ve ödemeler, imzalanmak üzere olan sözleşme varsa metnin kendisi ve sorunun neden sorulduğu.

Müşavirin yapamayacağı üç şey

İlişkinin gerildiği yerler genellikle beklentinin yanlış kurulduğu yerler.

• Senin yerine karar vermek. Hangi şirket türünün kurulacağı, hangi müşteriye vadeli satılacağı, hangi yatırımın yapılacağı senin kararın. Müşavir her seçeneğin mevzuat ve vergi sonucunu söyler, hangisini istemen gerektiğini söylemez.
• Olmayan belgeyi var etmek. Alınmamış fatura sonradan yaratılmıyor. "Bir şeyler yaparız" cümlesinin karşılığı yok ve istenmesi de doğru değil.
• Geçmiş dönemi sessizce düzeltmek. Yanlış bir beyan düzeltilebilir, ama düzeltmenin kendisi görünür ve bazen bir bedeli olur. Düzeltme bir silgi değil, ayrı bir işlem.

İmza kimde, sorumluluk nerede

Beyannameyi meslek mensubu düzenleyip imzalıyor ve bunun hukuki bir karşılığı var: meslek mensubu imzaladığı beyannamede, defter kayıtlarının ve belgelerin birbirine uygunluğundan sorumludur (3568 sayılı Kanun ve ilgili düzenlemeler). Bu sorumluluk senin mükellefiyetini devralmıyor; ikisi yan yana duruyor.

Pratikte şu demek: müşavir kendisine hiç ulaşmayan bir belgeden sorumlu değil, sen ise defterin ne söylediğini bilmekten sorumlusun. İki taraf da yalnızca kendi tarafını bildiğini sandığında, arada kimsenin bakmadığı bir boşluk büyüyor.

Her ay teslim edilecekler

Düzenli ritmin içeriği belirsiz kaldığında ritim de bozulur. Çoğu işletmede ayda bir teslim edilen şey şu kısa listeyle sınırlı: kestiğin satış faturaları, aldığın alış ve gider belgeleri, banka hesap hareketleri, varsa çalışan giriş ve çıkışlarıyla puantaj, bir de o ay olağan dışı olan ne varsa onun belgesi.

Liste kısa, çünkü asıl mesele kalabalık değil düzenlilik. Her ay aynı tarihte gelen eksik bir dosya, altı ayda bir gelen tam bir dosyadan daha iyi işliyor: eksik olan şey vaktinde sorulabiliyor.

Düzenli ritim, acil görüşmeden iyidir

İlişkinin iyi işlediği durum, kriz anında aranmadığı durumdur. Üç ritim çoğu işletmeye yeter: belgeleri her ay aynı tarihlerde teslim etmek, beyan dönemlerinde ödenecek tutarı önceden öğrenmek, yılda bir kez oturup geçen yılı ve gelecek yılın planını konuşmak.

Bu düzen kurulduğunda "acil" diye sorulan soruların çoğu ortaya çıkmıyor. Çıkanlar da zaten bilinen bir tablonun üstüne soruluyor.

Kapsamı baştan netleştirmek

Hizmet kapsamı konusundaki anlaşmazlıkların çoğu, kapsamın hiç konuşulmamış olmasından doğar. Başta dört cümle yeter: hangi işler ücretin içinde (defter tutma ve beyannameler genellikle içinde, bordro ve danışmanlık bazen ayrı), belgeler hangi kanaldan ve hangi tarihe kadar teslim edilecek, sorulara ne kadar sürede dönülecek, kapsam dışı bir iş çıktığında bedeli nasıl belirlenecek.

Bunlar yazıya geçtiğinde sonradan kimse kırılmıyor. Yazıya geçmediğinde ise ilk büyük iş çıktığında iki taraf da kendi varsaydığı anlaşmayı hatırlıyor.

Ücret konuşması ertelenirse pahalanır

Ücretin konuşulmadığı ilişkide iki taraf da rahatsız oluyor: biri sormaya çekiniyor, diğeri kapsam dışı işi karşılıksız yapıyor ve bir süre sonra iş yavaşlıyor. Konuşmanın doğru zamanı, iş çıkmadan önce.

Burada tutar ya da tarife verilmiyor, bu bir fiyat sayfası değil. Söylenebilecek olan şu: kapsam ile ücretin birlikte konuşulması, ikisinin ayrı ayrı konuşulmasından her zaman kolay. "Bu iş dâhil mi, değilse ne kadar" sorusu tek cümleyle sorulduğunda cevabı da tek cümle oluyor; aynı soru iş bittikten sonra sorulduğunda ise pazarlığa dönüşüyor ve pazarlığın tarafı olan kişi hizmeti zaten almış durumda.

Olağan dışı bir iş çıktığında, örneğin bir inceleme yazısı geldiğinde ya da geçmiş döneme düzeltme beyannamesi gerektiğinde, bunun kapsam içinde olup olmadığı o anda sorulur. Cevabı beklemeden işi başlatmak, faturayı sonra tartışmak demek.

Hangi soru kimin

Senin sorun şudur: ne yapmak istiyorum, hangi seçenekler var, bedeli ne? Onun sorusu şudur: mevzuat buna ne diyor, nasıl beyan edilir? Karar senin, çerçeve onun. Müşavirin yerine karar vermesini beklemek, işini en iyi bilen kişinin kendini devre dışı bırakmasıdır.

Konu konu hazır soru listelerini müşavirime ne sorayım sayfasında bulabilirsin.