Yıl sonunda müşavirin senden ne ister

Dönem sonu, defterdeki kayıtların gerçekle karşılaştırıldığı aşamadır. Muhasebe dilinde buna envanter işlemleri denir: varlıklar ve borçlar fiilen tespit edilir, defterdeki tutarlarla karşılaştırılır, fark varsa düzeltilir. Kapanışı müşavir yapar, ama girdisi işletmeden gelir.

Sayım

Elde bulunan malın, kasadaki paranın ve demirbaşların dönem sonu itibarıyla fiilen sayılması. Defter "elinde şu kadar mal olmalı" der, sayım "gerçekte şu kadar var" der. İkisi farklıysa fark açıklanmalıdır: fire, kayıp, kayda girmemiş bir satış ya da alış.

Mutabakat

Karşı tarafla bakiyelerin karşılaştırılmasıdır.

• Banka. Defterdeki banka bakiyesi ile hesap özetindeki bakiye aynı mı? Fark, kayda girmemiş bir hareketi gösterir.
• Müşteriler ve tedarikçiler. Senin defterinde bir müşterinin borcu ne görünüyorsa, onun defterinde de sana borcu o kadar görünmelidir. Fark çoğu zaman eksik ya da çift kaydedilmiş bir faturadan doğar.
• Kasa. Defterdeki kasa hesabı ile fiilen elde bulunan para. Defterde yüksek bir kasa bakiyesi görünüp gerçekte para yoksa, bu hem hatalı kayıt hem de incelemede soru demektir.

Kapanış raporunda ne okunur

Kapanış bittiğinde eline iki tablo geçiyor ve ikisine bakmanın bir sırası var.

Gelir tablosunda önce en üst ve en alt satır karşılaştırılıyor: hasılat ne kadar, dönem sonucu ne kadar. Aradaki yolu ise üç kalem belirliyor: satılan malın maliyeti, faaliyet giderleri, finansman giderleri. Hangisinin geçen yıla göre büyüdüğünü görmek, bir sonraki yılın ilk kararını veriyor.

Bilançoda bakılacak yer ise üç çift: alacaklar ve borçlar, stok ve nakit, öz kaynak ve toplam borç. Alacaklar borçlardan hızlı büyüyorsa işletme müşterilerini finanse ediyor. Stok büyüyüp hasılat aynı kaldıysa para rafta bekliyor. Borç öz kaynağı aşıyorsa büyüme kırılgan.

Bu okumayı müşavirin yapıp sana anlatması en iyisi. Ama hangi satıra bakılacağını bilmek, o anlatımı dinlemek ile soru sormak arasındaki farkı yaratıyor.

Belge listesi

• Yılın bütün alış ve satış faturaları ile gider belgeleri. Eksik olan varsa şimdi tamamlanmalı.
• Banka hesap özetleri ve kredi kartı ekstreleri, yılın tamamı için.
• Kredi sözleşmeleri ve yıl sonu itibarıyla kalan borç bilgisi.
• Yıl içinde alınan demirbaşların faturaları.
• Kira sözleşmeleri ve sigorta poliçeleri.

Değerleme: hangi varlık hangi ölçüyle

Envanterin ikinci yarısı değerleme. Sayım "ne kadar var" sorusunu, değerleme "kaç lira eder" sorusunu cevaplıyor ve ikinci soruya keyfî cevap verilemiyor: Vergi Usul Kanunu her varlık türü için hangi ölçünün kullanılacağını belirlemiş (VUK m. 258 ve devamı).

Kaba hatlarıyla: stoklar maliyet bedeliyle, alacak ve borçlar mukayyet değerle, senede bağlı alacak ve borçlar istenirse tasarruf değeriyle, demirbaşlar maliyet bedelinden amortisman düşülerek değerlenir. Yabancı para ve yabancı para cinsinden alacaklar ise dönem sonu kuruyla yeniden değerlenir.

Senden istenen şey bu kuralları bilmek değil, değerlemeyi gerektiren durumu haber vermek: yabancı para hesabın varsa, senede bağlı alacağın varsa, elinde tahsili şüpheli hâle gelmiş bir alacak varsa müşavirin bunu bilmeden doğru değerleme yapamıyor.

Şüpheli alacak kararı yıl sonunda verilir

Tahsil edilemeyen bir alacak kendiliğinden gider olmuyor. Belirli şartlar gerçekleştiğinde, dava veya icra takibine konu olmuş ya da ödeme talebine rağmen tahsil edilemeyen alacak için karşılık ayrılabiliyor ve ayrılan karşılık gider yazılabiliyor (VUK m. 323).

Buradaki anahtar kelime şartlar. Sadece "müşteri ödemiyor" demek yetmiyor; takibin yapılmış olması gerekiyor. Ve karar yıl sonunda veriliyor: hangi alacağın şüpheli hâle geldiği, hangisi için takip başlatıldığı o tarihte bakılıyor.

Yıl içinde ödemeyen bir müşteri varsa, yıl kapanmadan müşavirinle konuşulacak soru şu: bu alacak için karşılık ayrılabilir mi, ayrılabilmesi için şimdi ne yapmam gerekiyor? Ocakta sorulan aynı soru çoğu zaman geç kalmış oluyor.

Kapanıştan sonra gelen belge

Yıl kapandıktan sonra eline geçen, ama geçen yıla ait bir belge ortaya çıkabiliyor. Bu belge kayboldu sayılmıyor: dönemsellik gereği ait olduğu döneme yazılması gerekiyor ve bu bazen düzeltme beyannamesi demek.

Bu yüzden kapanış, defterin kapandığı gün değil belgelerin tamamlandığı gün bitiyor. Aralık sonunda "eksik belge var mı" diye bir tur atmak, mart ayında düzeltme beyannamesi vermekten ucuz.

Neden Aralık'ta

Bazı düzeltmeler ancak hesap dönemi kapanmadan yapılabilir: eksik bir faturanın istenmesi, karşı tarafla mutabakat, gerekirse bir değerleme işlemi. Ocak ayında başlayan kapanış, bu seçeneklerin bir bölümünü kaybetmiş olarak başlar.

Hazırlığı adım adım yıl sonu kontrol listesi ile, banka hareketlerini düzenli bir dosyaya dökmeyi ekstre dönüştürücü ile yapabilirsin.