Aylık mizan nasıl okunur

Mizan, defterikebirdeki bütün hesapların o tarihe kadarki toplamlarını ve kalanlarını tek sayfada listeleyen tablodur. Dönem sonunu beklemeden her ay düzenlenir, çünkü bir ayın hatasını o ay bulmak ile yıl sonunda bulmak arasında büyük fark var.

Dört kolon

Mizanın her satırı bir hesaba ait ve dört sayı taşıyor.

• Borç toplamı. Hesabın borç tarafına o tarihe kadar yazılan tutarların toplamı.
• Alacak toplamı. Alacak tarafına yazılanların toplamı.
• Borç kalanı. Borç toplamı alacak toplamından büyükse aradaki fark.
• Alacak kalanı. Alacak toplamı büyükse aradaki fark.

Son iki kolondan yalnızca biri doludur; ikisi birden dolu olamaz. İkisi de boşsa hesap kapanmıştır.

Tablonun altında dört toplam bulunur ve iki eşitlik aranır: borç toplamları alacak toplamlarına eşit, borç kalanları toplamı alacak kalanları toplamına eşit. Birinci eşitlik çift taraflı kaydın sonucudur, ikincisi bilanço eşitliğinin sonucudur.

Kolonlar neyi söyler

Toplam kolonları hareketi, kalan kolonları durumu anlatıyor ve ikisine ayrı ayrı bakmak gerekiyor.

Kasa hesabının borç toplamı 500.000, alacak toplamı 480.000 ve borç kalanı 20.000 olsun. Kalan, bugün kasada 20.000 lira olduğunu söylüyor. Toplamlar ise dönem içinde kasadan yarım milyon liranın geçtiğini söylüyor: hareket yoğunluğu kalandan okunamaz.

Bu ayrım bazı kontrollerin temeli. Bir gider hesabının alacak toplamının sıfır olması beklenir, çünkü gider hesapları yalnızca borç tarafında çalışır. Sıfırdan farklı bir alacak toplamı ya bir düzeltme kaydını ya bir hatayı gösteriyor.

Karakter kontrolü

Mizan okurken yapılan ilk iş, her hesabın verdiği kalanın karakterine uygun olup olmadığına bakmak.

Aktif karakterli hesaplar borç kalanı verir: kasa, banka, alıcılar, stoklar, demirbaşlar. Pasif karakterli hesaplar alacak kalanı verir: satıcılar, krediler, sermaye. Gelir hesapları alacak, gider hesapları borç kalanı verir.

Ters kalan veren bir hesap, tek başına bir hata işareti. Alacak kalanı veren bir kasa hesabı kasada olmayan paranın harcandığını, borç kalanı veren bir satıcılar hesabı satıcıya fazla ödeme yapıldığını ya da bir kaydın yanlış yöne gittiğini söylüyor.

İstisnası düzenleyici hesaplar: 257, 129, 122 gibi hesaplar bulundukları sınıfın tersi yönde kalan verir ve bu normaldir.

Fark hatanın türünü söyler

Mizan tutmadığında iki toplam arasındaki fark rastgele bir sayı değil. Farkın kendisi, hangi hatanın arandığını daraltıyor.

• Fark bir kaydın tutarına eşitse o kayıt tek taraflı yazılmış olabilir: borcu girilmiş, alacağı girilmemiş.
• Fark bir tutarın iki katıysa kayıt yanlış tarafa yazılmış olabilir. Borca yazılması gereken tutar alacağa geçtiğinde fark iki kat çıkar.
• Fark dokuza tam bölünüyorsa rakamların yeri değişmiş olabilir. 540 yerine 450 yazıldığında fark 90 olur ve bu tür hataların farkı daima dokuzun katıdır.
• Fark küçük ve düzensizse toplama hatası aranır.

Bu ölçüler hatayı bulmuyor, aranacak alanı küçültüyor. Elektronik ortamda aktarma ve toplama hatası nadir olduğu için fark çoğunlukla veri girişinden geliyor ve yukarıdaki işaretler girişin hangi satırında olduğunu gösteriyor.

Mizanın göremedikleri

Denk çıkan bir mizan kayıtların doğru olduğunu göstermez. Üç hata türü mizandan geçer.

Birincisi yanlış hesap: tutar doğru, yön doğru, ama hesap başka. Toplamlar bozulmaz.

İkincisi hiç yapılmamış kayıt: olmayan bir kayıt dengeyi bozmaz, çünkü iki tarafı da eksiktir.

Üçüncüsü iki kez yapılmış kayıt: aynı madde iki defa girildiğinde toplamlar yine eşit kalır.

Bu üçü mizanla değil başka yollarla yakalanıyor: yardımcı defter mutabakatı, banka ve cari hesap karşılaştırmaları, stok sayımı ve kayıtların belgelerle örneklem yoluyla kontrolü. Mizan bir başlangıç denetimi, son söz değil.

Her ay düzenlemenin karşılığı

Aylık mizanın asıl değeri hatanın yaşını kısaltmak. Ocak ayında yapılmış tek taraflı bir kayıt, ocak mizanında tek bir sayı olarak görünür ve aranacak alan bir ayın kayıtları kadardır.

Aynı hata yıl sonunda arandığında, aranacak alan on iki ayın kayıtları olur ve o arada hata sonraki ayların raporlarına da yansımış durumdadır. Mizanı her ay düzenlemek fazladan bir iş gibi görünür; düzenlenmediğinde çıkan maliyet ise aramaya harcanan süre.

Aylık mizanın ikinci karşılığı ise raporlama. Beyan dönemlerinde hesaplanan tutarların tutarlı olup olmadığı mizandan kontrol edilebiliyor: 391 hesabının kalanı beyan edilen hesaplanan vergiyle, 360 hesabının hareketi ödenen tutarlarla karşılaştırılıyor. Bu karşılaştırma yapılmadığında beyan ile defter arasındaki fark ancak dönem sonunda görünür.