Defterde ne nerede durur

Buraya kadar neyin kaydedildiğine baktık. Sıra nereye kaydedildiğinde: defter türü, elinde ne kadar bilgi olacağını da belirler.

İki usul

• İşletme hesabı esası. Yalnızca gelir ve giderler kaydedilir. Yıl sonunda hasılattan giderler düşülerek kazanç bulunur. Daha sade bir düzendir ve daha az bilgi üretir.
• Bilanço esası. Gelir ve giderin yanında varlıklar ile borçlar da izlenir. Alacaklar, stoklar ve yükümlülükler görünür hâle gelir.

Hangi usulün uygulanacağı işin türüne ve VUK m. 177'de sayılan hadlere bağlıdır. Hadler her yıl güncellendiği için burada rakam verilmiyor.

Kaydın tutulduğu ortam

Kayıtların çoğu artık elektronik ortamda tutuluyor. İşletme hesabı esasındaki küçük işletmelerin büyük bölümü Defter-Beyan sistemini, kapsamdaki bilanço esası işletmeler e-defteri kullanıyor. Kapsam dışında kalan bilanço esası işletmeler ise hâlâ noter onaylı kâğıt defter tutuyor.

Tutulması zorunlu ticari defterler VUK m. 182-185'te ve Türk Ticaret Kanunu m. 64'te sayılmıştır. Bilanço esasında bunlar yevmiye defteri, defterikebir (büyük defter) ve envanter defteridir.

Defterin açılışı ve kapanışı onaya bağlı

Kâğıt defter kullanılıyorsa, kullanılmaya başlanmadan önce notere tasdik ettirilir; buna açılış tasdiki denir. Bazı defterlerde dönem sonunda kapanış tasdiki de aranır (TTK m. 64). Tasdiksiz tutulan defter, içeriği doğru olsa bile ispat gücünü kaybeder.

E-defter kullanan işletmede noterin yerini berat alır: her dönemin defteri elektronik olarak oluşturulur, imzalanır ve idareye yüklenerek beratı alınır. Berat, o döneme ait defterin sonradan değiştirilmediğinin kanıtıdır. Beratı zamanında alınmamış bir e-defter, tasdiksiz kâğıt defterle aynı yerde durur.

Bu iki işlem senin takvimine girer. Tasdik ve berat tarihleri kaçırıldığında geriye dönüp telafi etmek mümkün olmuyor.

Envanter defteri ve sayım

Bilanço esasında üçüncü bir defter var: envanter defteri. İçinde dönem sonunda fiilen sayılan ve değerlenen varlıklar durur. Stok sayımı burada somutlaşıyor: depoda ne olduğunu kayıt söyler, envanter sayım söyler ve ikisi tutmadığında doğru olan sayımdır.

Aradaki fark kendiliğinden kaybolmuyor, kayda alınması gerekiyor. Sayım fazlası da eksiği de ayrı birer kayıt doğurur ve ikisinin sebebi genellikle aynı yerdedir: belgesi düzenlenmemiş bir hareket.

Kayıt düzeni: sıra ve okunabilirlik

Defterin nasıl tutulacağı da serbest değil. Kayıtlar tarih sırasıyla, eksiksiz ve okunabilir biçimde tutulur; bir kaydın sonradan içeriği anlaşılmayacak şekilde silinmesi veya değiştirilmesi yasaktır (TTK m. 65). Yanlış bir kayıt silinmez, ters kayıtla düzeltilir ve düzeltmenin kendisi de defterde görünür.

Bu kural denetim için var, ama senin için de bir güvence: defterdeki her değişikliğin izi kalıyor, yani geçmişi kimse sessizce yeniden yazamıyor.

Tablolar hangi soruyu cevaplar

• Gelir tablosu: "bu dönemde kazandım mı?" Belirli bir zaman aralığını anlatır.
• Bilanço: "şu anda neyim var, neyi borçluyum?" Belirli bir günün durumunu gösterir.

Mizan: kaydın kendi kendini denetlemesi

Bilanço esasında her kayıt en az iki hesaba birden yazılır ve borç ile alacak toplamları eşit olmak zorundadır. Mizan, defterikebirdeki bütün hesapların borç ve alacak toplamlarını ve kalanlarını listeleyerek bu eşitliği denetler.

Tutmayan bir mizan, bir yerde eksik ya da hatalı kayıt bulunduğunu söyler. Neyin yanlış olduğunu söylemez, yanlış olduğunu söyler.

İşletme sahibi olarak mizan hazırlamazsın. Ama müşavirin "mizan tutmuyor" dediğinde bunun ne anlama geldiğini bilirsen, eksik belgenin sende olabileceğini de anlarsın.

Bilanço iki tarafı birden okutur

Bilançonun bir tarafında varlıklar, diğer tarafında kaynaklar durur ve ikisinin toplamı daima eşittir. Bu bir denge tesadüfü değil: elindeki her varlık ya borçla ya kendi sermayenle alınmıştır, üçüncü bir kaynak yok.

Bunun okuma kolaylığı şu: işletmenin varlıklarının ne kadarının borçla, ne kadarının kendi kaynağıyla finanse edildiğini aynı sayfada görürsün. Varlık tarafı büyük ama kaynak tarafı ağırlıklı olarak borçtan oluşuyorsa işletme büyük görünür ve kırılgandır; aynı varlığı kendi sermayesiyle taşıyan işletme daha küçük görünür ve sağlamdır.

Banka kredi değerlendirirken tam olarak bu orana bakıyor. Ortak almayı düşünen kişi de aynı yere bakar: işletmeye girecek para, mevcut borcu mu kapatacak yoksa yeni bir şey mi kuracak.

Hangi raporu ne zaman istemeli

Yıl sonunu beklemek en pahalı seçenektir: fark edilen bir sorunun düzeltilebileceği zaman çoktan geçmiş olur. İşleyen ritim şudur: ayda bir gelir gider özeti, beyan dönemlerinde ödenecek vergi tutarının önceden bildirilmesi, yılda bir de tam bir gözden geçirme.

Bu raporları istemek müşavire yük bindirmek değildir; zaten ürettiği bilgiyi görmek istemektir.

Kendi defter türünü ve seni ilgilendiren zorunlulukları defter türü ve e-fatura aracından görebilirsin.