Perakende satış belgeleri: hangisi ne zaman

Nihai tüketiciye yapılan satışlarda her seferinde fatura düzenlenmesi beklenmiyor. Vergi Usul Kanunu bu satışlar için daha pratik belgeler tanımlıyor ve hangisini kullanacağını işinin türü belirliyor.

Üç ayrı belge

Yazar kasa fişi. Ödeme kaydedici cihazdan çıkan belge. Perakende satış yapan işletmelerin çoğu bu cihazı kullanmak zorunda ve her satışta fiş vermesi gerekiyor. Fişte satılan malın tutarı, vergi ve tarih bulunuyor; alıcıya ait bilgi bulunmuyor.

Perakende satış fişi. Yazar kasa kullanılmadığı durumlarda, elle düzenlenen ve ciltli olarak bastırılan belge. Yazar kasa fişiyle aynı işi görüyor, biçimi farklı.

Adisyon. Yiyecek ve içecek hizmeti veren işletmelerde, hesap kesilmeden önce masaya verilen belge. Siparişin dökümünü gösteriyor ve satış belgesinin kendisi değil, onun hazırlığı: hesap kesildiğinde fiş ya da fatura düzenleniyor.

Bu üç belgenin ortak noktası nihai tüketiciye hizmet etmesi. Alıcı bir işletmeyse ve belgeyi gider yazdırmak istiyorsa, fatura istemesi gerekiyor.

Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz

Yazar kasalar artık banka kartı okuyucusuyla birleşmiş durumda ve satış bilgilerini idareye elektronik olarak bildiriyor. Bu değişikliğin senin tarafında iki sonucu var.

Birincisi: cihazdan geçen her satış kayıt altında. Fiş kesmemek artık yalnızca bir eksiklik değil, cihaz kaydıyla karşılaştırılabilen bir fark.

İkincisi: gün sonu kapanışı önemli hâle geldi. Cihazın gün sonu raporu, o günün satış toplamını veriyor ve muhasebe kaydı bu rapora dayanıyor. Rapor alınmadan kapatılan bir gün, sonradan tamamlanması zor bir boşluk bırakıyor.

Cihaz kullanmak zorunda olup olmadığın işinin türüne bağlı ve bu zorunluluk zaman zaman güncelleniyor. Kendi durumunu defter türü ve e-fatura aracından görebilirsin.

Fiş alan müşteri sonradan fatura isterse

Sık yaşanan bir durum. Müşteri alışverişi yapıp fiş alıyor, birkaç gün sonra "bunu fatura yapabilir misiniz" diye geliyor.

Cevap duruma bağlı. Kanunun tanıdığı süre içindeyse fatura düzenlenebiliyor ve fiş iptal edilip yerine fatura veriliyor. Süre geçmişse düzenlenemiyor.

Burada senin açından iki risk var. Birincisi aynı satış için iki belge dolaşımda kalması: fiş müşteride, fatura da kesilmişse satış iki kez kayda girebilir. Bu yüzden fatura kesilirken fişin geri alınması gerekiyor.

İkincisi süre. Müşteriye "sonra gel" demek, o müşteriyi gider yazdırma hakkından mahrum bırakıyor ve ilişkiyi bozuyor. Satış anında sorulan tek soru bu sorunu baştan çözüyor: fatura mı, fiş mi?

Gün sonunda muhasebe kaydı

Perakende satışlar tek tek deftere yazılmıyor; günlük toplam üzerinden tek kayıt yapılıyor. Kaydın dayanağı gün sonu raporu ve o rapor fişlerin dökümünü taşıyor.

Burada dikkat edilecek nokta kayıtla raporun uyuşması. Nakit satış ile kartlı satışın ayrı izlenmesi gerekiyor, çünkü kartlı satışın parası hemen gelmiyor ve bir alacak doğuyor.

Pratik düzen şu: gün sonu raporu alınır, nakit sayılır, kart tutarı ayrılır ve üçü karşılaştırılır. Fark varsa o gün aranıyor; bir hafta sonra aranan fark neredeyse hiç bulunmuyor.

İade ve iptal

Satılan malın geri gelmesi, fişli satışta da belgelenmek zorunda. Yazar kasa iade fişi kesiyor ya da elle düzenlenen bir iade belgesi hazırlanıyor.

Belgesiz iade iki sorun doğuruyor. Satış kayda girmiş durumda ve iptal edilmediği için satış toplamı olduğundan yüksek kalıyor; vergi de o tutar üzerinden hesaplanıyor. Ayrıca kasadan çıkan para karşılıksız görünüyor ve gün sonu farkı yaratıyor.

Bu yüzden iade bir istisna işlem değil, düzenin parçası: iade belgesi de satış belgesi kadar düzenli tutulmak zorunda.

Fiş yeterli olmadığında

Perakende satış belgeleri nihai tüketici için tasarlandı ve üzerinde alıcı bilgisi bulunmuyor. Bunun bir sonucu var: fiş, alıcının gider yazdırma gücünü sınırlıyor.

İşletme müşterileri bunu biliyor ve fatura istiyor. Satış anında "fatura mı, fiş mi" sorusunu sormak hem müşteriye hizmet hem senin açından kolaylık: sonradan dönüp fatura istemesi iki tarafı da zorluyor.

Kendi tarafında da aynı durum var. Bir harcama için yazar kasa fişi aldığında, o fişle gider yazdırmanın sınırlı olduğunu bilmen gerekiyor. Küçük tutarlı bazı harcamalarda fiş kabul edilebiliyor, ama kural fatura istemek.

Pratik alışkanlık şu: iş için yapılan her alışverişte fatura istenir ve alıcı olarak işletme bilgileri verilir. Bu, belgesiz çalışmanın iki kat maliyetini önleyen en basit düzen.