Tekdüzen hesap planı nasıl okunur

Türkiye'de bilanço esasına göre defter tutan işletmeler aynı hesap planını kullanır. Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile getirilen bu düzene tekdüzen hesap planı denir. Herkesin aynı kodu aynı anlamda kullanması, bir meslek mensubunun başka bir işletmenin defterini ilk bakışta okuyabilmesini sağlar.

Sınıflar

Kodun ilk rakamı hesabın sınıfını gösterir.

• 1. Dönen varlıklar. Bir yıl içinde paraya dönmesi beklenen varlıklar: kasa, banka, alıcılar, stoklar.
• 2. Duran varlıklar. Bir yıldan uzun süre kullanılacak varlıklar: binalar, taşıtlar, demirbaşlar.
• 3. Kısa vadeli yabancı kaynaklar. Bir yıl içinde ödenecek borçlar.
• 4. Uzun vadeli yabancı kaynaklar. Vadesi bir yılı aşan borçlar.
• 5. Öz kaynaklar. Sermaye, yedekler, geçmiş yıl kâr ve zararları.
• 6. Gelir tablosu hesapları. Satışlar, satışların maliyeti, faaliyet giderleri ve dönem sonucu.
• 7. Maliyet hesapları. Üretim ve faaliyet maliyetlerinin ayrıntılı izlendiği hesaplar.
• 9. Nazım hesaplar. Bilançoyu etkilemeyen, ancak izlenmesi gereken bilgiler.

İlk beş sınıf bilançoyu, altıncı sınıf gelir tablosunu oluşturur. 8 numaralı sınıf serbest bırakılmıştır.

Grup ve hesap

İlk iki rakam grubu, üç rakam hesabı gösterir. Örneğin 10, hazır değerler grubudur; 100 Kasa ve 102 Bankalar bu grubun hesaplarıdır. 32 ticari borçlar grubudur; 320 Satıcılar bu grupta yer alır.

Sık kullanılan hesaplardan bazıları:

• 100 Kasa, 102 Bankalar
• 120 Alıcılar, 153 Ticari Mallar
• 191 İndirilecek KDV, 391 Hesaplanan KDV
• 255 Demirbaşlar, 257 Birikmiş Amortismanlar
• 320 Satıcılar, 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar
• 500 Sermaye, 600 Yurt İçi Satışlar

Üç ayrı katman: çerçeve, plan, açıklamalar

Tekdüzen düzeni üç katmandan oluşur ve bunların karıştırılması sık rastlanan bir kafa karışıklığıdır.

• Hesap çerçevesi. Yalnızca sınıfları ve grupları belirleyen en üst düzen. Yukarıdaki dokuz sınıf bu çerçevedir.
• Hesap planı. Çerçevenin içine yerleştirilmiş, üç haneli kodlarla adlandırılmış hesapların listesi.
• Hesap planı açıklamaları. Her hesabın hangi işlemde kullanılacağını ve nasıl işlediğini anlatan bölüm.

Bir işlemin hangi hesaba yazılacağı tartışmalı olduğunda bakılacak yer üçüncü katmandır. Hesabın adı her zaman yeterli bilgi vermez; açıklamalar hesabın kapsamını tanımlar.

Yardımcı hesap ve alt hesap

Üç haneli hesap çoğu zaman yeterince ayrıntılı değildir. 120 Alıcılar hesabı bütün müşterilerin borcunu tek sayıda toplar; hangi müşterinin ne kadar borcu olduğu buradan okunamaz.

Bu yüzden hesaplar nokta ile ayrılarak bölünür: 120.01 bir müşteriyi, 120.02 başka bir müşteriyi gösterir. Bunlara yardımcı hesap denir ve toplamları daima ana hesabın kalanına eşit olmak zorundadır. Defterikebirdeki tutar ile yardımcı defterdeki toplamın tutmaması, aranması gereken bir hatayı gösterir.

Yardımcı hesap düzeni işletmenin kendi ihtiyacına göre kurulur. Zorunlu olan şey ana hesaplardır; altındaki ayrıntı serbesttir ve bu serbestlik planın en çok işe yarayan tarafıdır.

Plan ezberlenmez

Planda yüzlerce hesap vardır ve hepsinin ezberlenmesi gerekmez. Bir işlemle karşılaşıldığında önce sınıf sorulur: bu bir varlık mı, borç mu, öz kaynak mı, gelir mi, gider mi? Sınıf bulunduktan sonra grup, gruptan sonra hesap kendiliğinden daralır.

Sınav için de iş hayatı için de gereken, sık kullanılan birkaç düzine hesabı rahat okuyabilmektir.

Yanlış hesap seçimi mizanı bozmaz

Hesap seçiminin neden önemli olduğu, hatanın nasıl saklandığına bakılarak anlaşılır. Tutarı doğru ama hesabı yanlış bir kayıt, borç ve alacak toplamlarını eşit tuttuğu için mizanı bozmaz. Hata mekanik denetimden geçer ve tablolara kadar ilerler.

Sonucu ise tablolarda görünür. Bir gideri yanlış sınıfa yazmak dönem sonucunu değiştirmeyebilir ama gelir tablosunun hangi satırının büyüdüğünü yanlış gösterir. Bir borcu kısa vadeli yerine uzun vadeli sınıfa yazmak, bilançonun likidite okumasını bozar ve bankanın hesapladığı oranları yanıltır.

Bu yüzden hesap seçimi bir biçim tercihi değil, bilginin kendisi. Tutar kaydın ne kadarını, hesap ise kaydın ne olduğunu söylüyor.

Sınıf bulma sırası

Bilinmeyen bir işlemde hesabı bulmanın pratik sırası dört soruda tamamlanır.

1. Bu işlem bir varlık mı doğuruyor, bir borç mu, bir öz kaynak hareketi mi, bir gelir mi, bir gider mi? Cevap sınıfı verir.
2. Varlıksa bir yıl içinde paraya dönüyor mu? Borçsa vadesi bir yılı aşıyor mu? Cevap dönen ile duran, kısa ile uzun vadeli ayrımını verir.
3. Grup içinde hangi niteliğe giriyor? Hazır değer mi, alacak mı, stok mu?
4. O grupta hangi hesap bu işlemi tanımlıyor? Gerekirse hesap planı açıklamalarına bakılır.

Bu sıra izlendiğinde ezber gerekmez. Ezberlenmesi gereken tek şey dokuz sınıfın ne anlattığı, geri kalanı eleme ile bulunur.