Alıcılar, alacak senetleri ve senedin yolculuğu

Ticari alacak, işletmenin esas faaliyetinden doğan alacağıdır: mal veya hizmet satılmış, bedeli henüz tahsil edilmemiştir. Esas faaliyet dışındaki alacaklar, örneğin personele verilen avans ya da ortaklardan alacaklar, bu gruba girmez ve 13 Diğer Alacaklar grubunda izlenir.

İki hesap, bir fark

Ticari alacaklar grubunun iki ana hesabı var ve aralarındaki fark bir belgeye dayanıyor.

120 Alıcılar hesabı, senede bağlanmamış alacakları tutar. Dayanağı fatura ve cari hesap kaydıdır.

121 Alacak Senetleri hesabı, bono veya poliçeye bağlanmış alacakları tutar. Senet, alacağı kıymetli evraka dönüştürüyor ve bu dönüşüm alacağa üç özellik kazandırıyor: devredilebilirlik, daha güçlü takip imkânı ve vadenin belgelenmesi.

Alacak senede bağlandığında kayıt iki hesap arasında geçiş yapar.

Borçlu

• 121 Alacak Senetleri: 30.000

Alacaklı

• 120 Alıcılar: 30.000

Alacağın tutarı değişmiyor, niteliği değişiyor. Bu yüzden işlem aktif içi yer değiştirme: bilanço toplamı aynı kalıyor.

Senedin dört yolu

Elindeki bir senet için işletmenin dört seçeneği var ve her biri ayrı kayıt doğuruyor.

Vadesinde tahsil. En basit yol. Senet bedeli kasaya veya bankaya girer, 121 hesabı kapanır.

Ciro. Senet, bir borcun ödenmesi için üçüncü kişiye devredilir. 121 hesabı alacaklanır, ödenen borcun hesabı borçlanır. Para hareketi yoktur ama iki yükümlülük birden kapanır. Ciro eden kişi senedin ödenmesinden sorumlu kalmaya devam ediyor; bu sorumluluk bilançoda görünmediği için nazım hesaplarda izlenir.

İskonto. Senet vadesinden önce bankaya verilerek nakde çevrilir. Banka, vadeye kadar işleyecek faizi keserek kalanı öder. Kesilen tutar finansman gideridir.

Teminata verme. Senet bir kredinin güvencesi olarak bankaya bırakılır. Alacak hâlâ işletmenin, ama üzerinde bir kısıt var. Bu durum nazım hesaplarda izlenir.

İskonto kaydı

İşletme 30.000 liralık senedi bankaya iskonto ettiriyor, banka 1.500 lira keserek 28.500 lira ödüyor.

Borçlu

• 102 Bankalar: 28.500
• 780 Finansman Giderleri: 1.500

Alacaklı

• 121 Alacak Senetleri: 30.000

Kesilen tutarın gider yazılması önemli: senedin nominal değeri korunuyor ve aradaki fark paranın zaman değeri olarak gidere gidiyor. Bu tutarı alacaktan düşmek, alacağı olduğundan küçük göstermek olurdu.

Karşılıksız çıkan senet

Vadesinde ödenmeyen senet protesto edilir ve alacak tahsil edilemeyen alacak hâline gelir. Kayıtta 121 hesabından çıkar ve takip sürecine göre 127 Diğer Ticari Alacaklar ya da şartlar oluşmuşsa 128 Şüpheli Ticari Alacaklar hesabına geçer.

Ciro edilmiş bir senet karşılıksız çıktığında işletme kendisine döner: ciro eden sıfatıyla ödeme yükümlülüğü doğuyor ve ödenen tutar yeniden bir alacak olarak kayda giriyor. Bu yüzden ciro edilen senetlerin takibi, elde tutulanlar kadar önemli.

Dönem sonunda alacaklar

Dönem sonunda ticari alacaklara üç işlem uygulanır.

Birincisi vade ayrımı: vadesi bir yılı aşan alacaklar, dönen varlıklardaki 12 Ticari Alacaklar grubundan duran varlıklardaki 22 Ticari Alacaklar grubuna aktarılır.

İkincisi şüpheli alacak değerlendirmesi: tahsili şüpheli hâle gelmiş alacaklar ayrılır ve şartları varsa karşılık ayrılır.

Üçüncüsü reeskont: vadesi gelmemiş senetler bugünkü değerine indirgenir ve fark ayrı bir düzenleyici hesapta izlenir.

Sıra bu şekilde kurulmak zorunda ve sebebi her adımın bir sonrakinin girdisini belirlemesi. Vade ayrımı yapılmadan sonraki iki işlem hangi alacağa uygulanacağını bilemiyor. Şüpheli alacak ayrılmadan reeskont uygulanırsa, tahsil edilmeyeceği anlaşılmış bir alacak için paranın zaman değeri hesaplanıyor: şüpheli hâle gelmiş alacak zaten karşılıkla düzeltiliyor, üstüne bir de reeskont uygulamak aynı tutarı iki kez düzeltmek olur.

Alınan avanslar alacağı azaltmaz

Müşteriden sipariş karşılığı avans alındığında bu tutar alıcılar hesabından düşülmez. Avans bir yükümlülük: işletme henüz malı teslim etmemiş, yani edimini yerine getirmemiş durumda.

Kayıtta 340 Alınan Sipariş Avansları hesabı alacaklanır ve bilançonun pasif tarafında durur. Teslim yapıldığında satış kaydedilir ve avans hesabı kapatılarak alacaktan mahsup edilir.

Avansı doğrudan alıcılar hesabının alacak tarafına yazmak sık yapılan bir hata. Sonucu şu: aynı müşterinin bakiyesi eksiye düşüyor, alacaklar toplamı olduğundan küçük görünüyor ve bilançonun pasif tarafındaki yükümlülük hiç görünmüyor.

Alacak yaşlandırması

Alacakların toplamı bir bilgi, dağılımı başka bir bilgi. Alacak yaşlandırma tablosu, her alacağın vadesinden ne kadar süre geçtiğini gruplandırarak gösteriyor: vadesi gelmemiş, otuz güne kadar geçmiş, altmış güne kadar geçmiş, daha eski.

Bu tablo yardımcı defterden üretiliyor ve iki işe yarıyor. Birincisi tahsilat önceliği: hangi müşterinin aranacağı buradan belli oluyor. İkincisi şüpheli alacak değerlendirmesi: belirli bir yaşın üstündeki alacaklar dönem sonunda tek tek gözden geçiriliyor.

Toplamı aynı olan iki işletmeden biri alacaklarının tamamını vadesinde tahsil ediyor, diğeri yarısını geciktirerek topluyor olabilir. Bilançodaki tek satır bu farkı göstermiyor; yaşlandırma gösteriyor.