Satıcılar, borç senetleri ve ödeme

Ticari borçlar, işletmenin esas faaliyeti kapsamında mal veya hizmet alımından doğan borçlarıdır. Alacak tarafının aynadaki görüntüsü: bir işletmenin alacağı, diğerinin borcu.

İki hesap

320 Satıcılar hesabı senede bağlanmamış borçları tutar; dayanağı alış faturası ve cari hesap kaydıdır. 321 Borç Senetleri hesabı bono veya poliçeye bağlanmış borçları tutar.

Borç senede bağlandığında kayıt iki pasif hesap arasında geçiş yapar.

Borçlu

• 320 Satıcılar: 40.000

Alacaklı

• 321 Borç Senetleri: 40.000

Bilanço toplamı değişmiyor; pasif içi yer değiştirme. Ama bir şey değişiyor: senede bağlanan borç artık kıymetli evraka dayanıyor ve karşı taraf onu ciro ederek başkasına devredebiliyor. Yani alacaklının kim olduğu işletmenin bilgisi dışında değişebilir.

Vade farkı

Vadeli alışta satıcı genellikle peşin fiyattan yüksek bir bedel istiyor. Aradaki fark vade farkı: paranın zaman değerine ödenen tutar.

Vade farkının nereye yazılacağı bir ayrım gerektiriyor. Fatura üzerinde ayrı gösterilmişse bir finansman maliyeti niteliğinde ve ilgili döneme dağıtılması gerekiyor. Mal bedeline gömülmüşse maliyetin içinde kalıyor ve stok değerini büyütüyor.

İkinci durum bir soruna yol açıyor: stokun maliyeti finansman maliyetini de içeriyor ve satılan malın maliyeti olduğundan yüksek çıkıyor. Bu yüzden vade farkının faturada ayrı görünmesi, hem alıcı hem satıcı için daha doğru bir kayıt sağlıyor.

Alış iskontosu ve iade

Satıcının verdiği iskonto, alış maliyetini azaltır. Fatura üzerinde gösterilen iskonto doğrudan düşülmüş tutarla kayda girer; sonradan verilen iskonto ise ayrı bir kayıt gerektiriyor.

Sonradan gelen iskontoda satıcıya olan borç azalır ve karşılığında bir gelir ya da maliyet düzeltmesi doğar. Uygulamada alış iskontosu genellikle 153 hesabından düşülerek stok maliyetini azaltıyor; bazı durumlarda 649 gibi bir gelir hesabına da yazılabiliyor.

Alıştan iade ise borcu ve stoku birlikte azaltıyor, katma değer vergisi de geri dönüyor: 320 borçlanır, 153 ve 191 alacaklanır. İadenin kayda alınmaması stoku olduğundan yüksek, indirilecek vergiyi olduğundan fazla bırakıyor.

Ödeme ve erken ödeme

Borç ödendiğinde 320 veya 321 hesabı borçlanır, kasa ya da banka alacaklanır. Senet ödendiğinde senedin fiziken geri alınması gerekiyor; ödenmiş bir senedin karşı tarafta kalması, aynı borcun ikinci kez talep edilmesi riskini taşıyor.

Erken ödeme karşılığında satıcı iskonto verebiliyor. Bu iskonto bir finansman geliri niteliğinde: işletme parasını erken vererek bir indirim kazanıyor. Kayıtta borcun tamamı kapanıyor, ödenen tutar daha az oluyor ve fark gelir yazılıyor.

Erken ödeme kararı bir karşılaştırma gerektiriyor: alınan iskonto, o parayı erken vermenin maliyetinden büyük mü? Nakit sıkışıkken alınan bir iskonto, kredi faiziyle ödeniyorsa kazanç değil kayıp.

Cari hesap mutabakatı

Satıcılar hesabı da yardımcı hesaplarla bölünür ve her satıcı ayrı izlenir. Dönem sonunda satıcılarla mutabakat yapılır: işletmenin defterinde bir satıcıya borcu ne görünüyorsa, satıcının defterinde de alacağı o kadar görünmek zorunda.

Farkın sebepleri sayılı: bir faturanın taraflardan birine ulaşmaması, bir ödemenin eksik ya da fazla kaydedilmesi, bir iadenin yalnızca bir tarafta işlenmesi, aynı belgenin iki kez girilmesi.

Mutabakat dönem sonunda zorunlu ama dönem içinde de yapılabiliyor. Erken yapıldığında eksik belge hâlâ hatırlanıyor ve istenmesi kolay oluyor; yıl sonunda ortaya çıkan aynı fark bazen aylar öncesine ait bir belgenin aranması anlamına geliyor.

Borcun yaşı bir bilgi

Alacaklarda olduğu gibi borçlarda da yaşlandırma yapılıyor: hangi borcun vadesi geçmiş, ne kadar geçmiş. Tablo yardımcı defterden üretiliyor.

İki yönden okunuyor. Birincisi nakit planı: hangi ödemenin hangi hafta çıkacağı buradan belli oluyor. İkincisi tedarikçi ilişkisi: sürekli geciken ödemeler, bir sonraki alışta vade daralması ya da fiyat artışı olarak geri dönüyor.

Vadesi geçmiş borçların toplamı, işletmenin nakit durumunu alacaklardan daha doğrudan anlatıyor. Alacağını geç tahsil eden işletme borcunu da geç ödemeye başlıyor ve bu zincir tedarikçiden tedarikçiye yayılıyor.

Bilançoda tek satır olarak görünen ticari borçlar toplamı bu ayrımı göstermiyor. Vadesinde ödenen bir borç ile altı ay gecikmiş bir borç aynı satırda duruyor, oysa ikisi işletme hakkında çok farklı şeyler söylüyor.

Dönem sonunda ticari borçlara da vade ayrımı uygulanıyor: bir yılı aşan vadeli borçlar uzun vadeli yabancı kaynaklar sınıfındaki 42 grubuna alınıyor. Alacak tarafındaki ayrımın aynısı, ters yönde.