SGK bildirimleri: giriş, çıkış ve değişiklikler

Çalışanla ilgili yükümlülüklerin bir tarafı ücret ve bordro, diğer tarafı bildirimler. İkincisi daha az görünür ama süreye bağlı olduğu için daha çabuk ceza doğuruyor.

Bildirim gerektiren olaylar

Çalışanın hayatındaki her değişiklik bir bildirime dönüşüyor.

• İşe giriş. Sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışma başlamadan önce verilir.
• İşten çıkış. İşten ayrılış bildirgesi, ayrılıştan sonra kanunun öngördüğü süre içinde.
• Ücret değişikliği. Aylık bildirimle, prime esas kazanç üzerinden.
• Eksik gün. Ayın tamamında çalışılmadıysa sebebi de bildirilir.
• İş yeri bilgilerinde değişiklik. Adres, unvan, faaliyet.
• İş kazası ve meslek hastalığı. Kendi süresi ve kendi usulü olan ayrı bir bildirim.

Süreler burada yazılmıyor çünkü değişebiliyor. Bilinmesi gereken şu: her birinin bir süresi var ve giriş bildirimi istisnasız olarak çalışma başlamadan önce yapılıyor.

"Bir hafta deneyelim" diye bir usul yok

En sık yapılan hata bu. Çalışan bir süre denenmek üzere işe başlatılıyor, bildirim sonraya bırakılıyor.

Bildirimsiz çalıştırma idari para cezası doğuruyor ve ceza çalışan başına hesaplanıyor. Ayrıca bir iş kazası olursa sonuçlar çok daha ağır: sigortasız çalışanın kazası, işverenin sorumluluğunu genişletiyor.

Deneme süresi diye bir kavram var ama anlamı farklı: iş sözleşmesinde kararlaştırılan ve bu süre içinde sözleşmenin bildirimsiz feshine imkân veren bir süre. Sigortayı geciktirmek için bir dayanak değil.

Kısmi süreli ve kısa süreli çalışmalar da bu kuralın dışında değil. Günde iki saat çalışan biri de, ayda üç gün çalışan biri de bildirilmek zorunda.

İşe giriş için gereken bilgiler

Bildirimi müşavirin yapıyor ama bilgiyi senden alıyor. Hazır etmen gerekenler kısa bir liste.

Çalışanın kimlik bilgileri ve iletişim bilgisi. Başlama tarihi. Anlaşılan ücret, brüt mü net mi olduğu belirtilerek. Haftalık çalışma süresi ve günleri. Varsa engellilik durumu ya da teşvik doğurabilecek bir hâl.

Son madde atlanmaması gereken yer: prim desteği ve teşvikler çoğu zaman işe girişte yapılan bildirime bağlı. Sonradan talep edilmesi zorlaşıyor ya da hiç mümkün olmuyor. Hangisine uyduğunu teşvik bulucu gösteriyor.

Çıkış, girişten karmaşık

Giriş tek bildirimle başlıyor; çıkış birkaç işi birden getiriyor.

İşten ayrılış bildirgesi veriliyor. Son ay bordrosunda kullanılmamış izin, varsa kıdem ve ihbar tazminatı hesaplanıyor. Çalışana çalışma belgesi veriliyor. Varsa ihbar süresi yürütülüyor ya da bedeli ödeniyor.

Bunların yanında bir ayrıntı var ve sonradan büyüyen kalem tam olarak bu: çıkış sebebinin doğru kodla bildirilmesi.

Çıkış kodu neyi belirliyor

Kod teknik bir alan gibi görünüyor ama iki şeyi birden belirliyor.

Birincisi çalışanın işsizlik ödeneğine hak kazanıp kazanmaması. Kendi isteğiyle ayrılan ile işveren tarafından çıkarılan çalışan aynı hakka sahip değil.

İkincisi işverenin yükümlülükleri. Bazı çıkış türlerinde kıdem tazminatı doğuyor, bazılarında doğmuyor; bazı teşviklerden yararlanma hakkı çıkış koduna bağlı olarak etkileniyor.

Yanlış kodla yapılan bildirim sonradan düzeltilebiliyor, ama düzeltme ayrı bir dosya açıyor ve çalışan itiraz ederse uyuşmazlığa dönüşüyor.

Pratik kural şu: ayrılış konuşulmaya başladığı anda müşavirine haber verilir, ayrılış gerçekleştikten sonra değil. Hangi yolun hangi sonucu doğurduğunu önceden bilmek iki taraf için de daha ucuz.

Eksik gün bildirimi

Çalışan ayın tamamında çalışmadıysa, eksik günün sayısı ve sebebi bildiriliyor: istirahat, ücretsiz izin, devamsızlık, kısmi çalışma.

Sebep önemli çünkü prim gününü ve bazı hakları etkiliyor. Ayrıca istirahat hâlinde kurumdan ödenek alınabiliyor ve bunun için bildirimin doğru yapılması gerekiyor.

Eksik günün hiç bildirilmemesi, tam gün çalışmış gibi prim ödemek anlamına geliyor. Yanlış sebeple bildirilmesi ise çalışanın bir hakkını kaybetmesine yol açabiliyor.

Bu bilginin kaynağı puantaj. Tutulmadığında eksik gün ay sonunda tahmin ediliyor ve tahminle yapılan bildirim ilk itirazda çöküyor.

İş yeri dosyası ve tescil

İlk çalışanı almak yalnızca bir bildirim değil, bir dosya açılması demek. İşyeri bildirgesi veriliyor ve işletmeye bir işyeri sicil numarası tahsis ediliyor.

Bu numara sonraki her bildirimin adresi. Ayrıca iş yerinin faaliyet türüne göre bir tehlike sınıfı belirleniyor ve iş kazası ile meslek hastalığı primi bu sınıfa göre hesaplanıyor.

Tehlike sınıfının doğru belirlenmesi önemli: yanlış sınıfta tescil edilmiş bir iş yeri, yıllarca fazla ya da eksik prim ödüyor. Faaliyet değiştiğinde sınıfın da gözden geçirilmesi gerekiyor.

Birden fazla iş yerin varsa her biri ayrı dosya. Bir çalışanı bir şubeden diğerine geçirmek, iki dosyada birden işlem gerektiriyor ve tek bir bildirimle olmuyor.

İş kazası bildirimi ayrı bir yükümlülük

İş kazası ve meslek hastalığı bildirimi, diğer bildirimlerden ayrı bir usule ve ayrı bir süreye tabi. Süresi kısa ve kaçırıldığında kurumun yaptığı ödemeler işverene rücu edilebiliyor.

Bildirim yapılması gereken olayların kapsamı sanıldığından geniş: iş yerinde meydana gelen, işin yürütümü nedeniyle oluşan ve işveren tarafından sağlanan taşıtta geçen olaylar da kapsama girebiliyor.

Bu yüzden küçük görünen bir olayda da müşavirine ya da iş güvenliği uzmanına sormak gerekiyor. "Ciddi değildi" değerlendirmesi, sonradan ağırlaşan bir durumda bildirimin süresinin kaçırılmasına yol açıyor.